Så förenklar tekniken ledningsgruppens möten

Med rätt tekniska verktyg så kan ledningsgruppens arbete både förenklas och effektiviseras. Microsoft har flera lösningar som stöttar ledningsgruppens olika områden, program som kan stötta gruppen både före, under och efter möten. Med Teams, Planner och Forms kan ledningsgruppen på ett effektivt sätt digitalisera sitt arbete, med verktyg som är enkla att komma igång med.

Teams fungerar som samlingsplatsen för ledningsgruppens arbete. Här kan gruppen skapa en gemensam yta för att samla allt material. Via Teams når ledningsgruppen sina mötesagendor, gemensamma dokument och de kan kommunicera med varandra. I Planner kan ledningsgruppen planera gemensamma projekt eller möten och ha en tydlig överblick över vad som ska göras inom olika områden. Här kan ledningsgruppens ordförande välja att ha en egen yta för planering, utöver den gemensamma. Forms hjälper ledningsgruppen att utvärdera sitt arbete systematiskt. Med hjälp av Forms kan ledningsgruppen utvärdera sin insats regelbundet och enkelt sammanställa resultatet.

Så stöttar programmen ledningsgruppens möten

Före mötet

Teams är ledningsgruppens gemensamma samarbetsyta. Här kan de nå mötesagendan och markera att de läst den, med hjälp av läskvitton. Det bör finnas en struktur för vem som ansvarar för att skriva mötesagendan och vem som är behörig att lägga in punkter på dagordningen. Det kan vara ledningsgruppens ordförande, en sekreterare eller hela gruppen. Med hjälp av Planner kan den som sätter mötesagendan bestämma vilka punkter som ska in på mötesagendan och prioritera mellan uppgifter som befinner sig i olika stadier.

Under mötet

Under mötet följer mötesordförande agendan via Teams och den som antecknar kan skriva direkt i dokumentet under mötets gång. Om det finns en beslutslogg kan den ligga i Teams och besluten kan med fördel antecknas direkt under mötet. Planner kan med fördel användas för att följa upp eller skapa en överblick av gruppens projekt. En dashboard kan hjälpa gruppen att visualisera nyckeltal, statistik eller KPI:er. projekt inom gruppen.

Efter mötet

När ledningsgruppens möte är avslutat, är det dags för medlemmarna att börja verkställa de beslut som har tagits under mötet. Mötets ordförande kan lägga in tid för uppföljning i en kommande mötesagenda, som även den nås via Teams. För att utvärdera sitt arbete kan ledningsgruppen använda Forms, som skickas ut automatiskt efter mötets avslut. Mötets ordförande kan lägga in tid för uppföljning av utvärderingen, i någon av de kommande agendorna.

Behöver ni hjälp att skapa en digital miljö för er ledningsgrupp? Kontakta Accigo.