Uppdaterat: Så får du hemmakontoren att fungera

Sponsrat av Konftel Det blir allt vanligare med distansarbete från hemmet. Vi försöker reda ut vad du som upphandlar teknisk utrustning ska tänka på, men även hur du som arbetar hemifrån kan skapa en fungerande arbetsplats.

Uppdaterat: Så får du hemmakontoren att fungera

Testa Konftel i två veckor. Läs mer.

Det finns en hel del att tänka på för att arbetet på distans ska bli effektivt och en av de viktigaste sakerna är att enkelt kunna kommunicera med kollegor, partners och kunder. Här är fyra viktiga aspekter att ta med i planeringen.

1. Ljudet i fokus

En av de absolut största utmaningarna vid hemarbete är faktiskt ljudet. Vi behöver ofta prata med kollegor, både enskilt och i grupp. Datorns inbyggda mikrofon och högtalare är sällan tillräckligt bra. Laptopen hanterar inte störande eko och annan ljudoptimering som behövs för en smidig dialog. Satsa därför alltid på en bra högtalartelefon, som enkelt kan kopplas till både datorn och mobilen, eller ett bra headset. Vissa kan uppfatta headset som obekvämt vid längre samtal och möten som avlöser varandra, då kan en högtalartelefon passa bättre.

  • Tänk också på att medarbetarna på arbetsplatsen ska höras bra för den som arbetar från hemmakontoret. Det gäller alltså att det finns professionella produkter i båda ändar av samtalet.
  • Datorns inbyggda mikrofon och högtalare håller ofta inte måttet.
  • Välj högtalartelefoner som enkelt kan kopplas till både dator och mobiltelefon.
  • Se till att ha bra konferenstelefoner, eller andra hjälpmedel, i båda ändar av samtalet.
  • Välj produkter som inte tar för stor plats på hemmakontoret.
  • Vår designbelönade högtalartelefon Konftel Ego ger professionellt ljud både för mobiltelefonen och för hemdatorn, den har även ett bra fodral för resan.

2. Vi vill se varandra

Vi behöver se varandra, även när vi arbetar hemifrån. Det finns kommunikativa fördelar med videomöten jämfört med möten med enbart ljud. Läs gärna mer om effektiva videomöten och om att gemenskap håller reptilhjärnan lugn. Datorns inbyggda kamera räcker ofta inte till och kan behöva kompletteras för att videomötet ska bli effektivt. Har hemmakontoret utrustats med en extraskärm fungerar den utmärkt som hållare för en professionell konferenskamera.

  • När vi kan se varandra vid distansmötet skapas en ökad förståelse och det sociala samspelet stärks.
  • Välj produkter som får plats på ett hemmakontor och är enkla att använda.
  • Ofta behövs en extra skärm även hemma och den kan med fördel användas för att hänga upp konferenskameran för ett bra bildutsnitt.
  • Vårt videopaket Konftel C20Ego är en passande och prisvärd lösning för de flesta hemmakontoren.
  • Konftel OCC-hubben som ingår i våra videopaket gör så att det räcker med en enda USB-kabel för att koppla in kamera, ljudenhet och extraskärm till laptopen, vilket kan minska sladdtrasslet på hemmakontoret.
  • Du kan även köpa endast kameran Konftel Cam20 för att komplettera befintliga högtalartelefoner.

3. Samarbetsverktygen

Vi argumenterar ofta för flexibilitet när det kommer till alla de samarbetsverktyg som finns på marknaden, som Microsoft Teams, Zoom, Webex eller en mer traditionell konferenstjänst. På kontoret innebär Bring Your Own Meeting (BYOM) att användaren tar med sin laptop in i mötesrummet med valfri samarbetsapp, och kan koppla in datorn till högtalartelefon, konferenskamera och skärm med bara en USB-kabel (Konftel OCC). Samma valfrihet är viktig för effektivitet på hemmakontoret, samtidigt som det är bra om det interna teamet eller andra projektgrupper har enats om en samarbetsplattform för att driva arbetsprocesser och möten.

  • Tänk på att välja en mötesapplikation som är öppen även för externa användare utan egen licens och att det går snabbt och enkelt att starta upp ett distansmöte.
  • Hemmakontoren måste ha möjlighet att hantera samtal och distansmöten från såväl mötesapplikationen i datorn som via mobiltelefonen, med bra ljudkvalitet.
  • Den som ska vara värd för ett större distansmöte, oavsett plattform, bör alltid testköra tekniken innan – den absolut vanligaste felkällan är att man missar att välja rätt ljud- och/eller kamerainställning i sin dator. Vid särskilt viktiga möten kan det vara bra att bjuda in alla deltagare att testa sin uppkoppling och utrustning i förväg.
  • Så långt det går ska alla användare i distansmöten med många deltagare använda professionella ljudkällor annars uppstår ofta problem med eko och missljud som stör hela mötet.

4. Rigga ditt hemmakontor

Alla har inte så mycket plats att sätta upp ett hemmakontor. Då gäller det att hitta professionella produkter som ryms på liten yta men ändå håller högsta kvalitet. Omgivningen spelar stor roll för både ljud- och videomöten, så försök att hitta en arbetsyta där ljudet inte studsar runt och där fläktar eller andra källor till oljud blir störande. Försök undvika varierande ljuskällor samt bländande skrivbordslampor eller direkt solljus.

  • Använd hellre fast uppkoppling än wifi, om det finns tillgängligt.
  • Är miljön rörig, använd funktionen som suddar ut bakgrunden i videomötet om den finns, det underlättar för dina kollegor att fokusera.
  • Videomöten mår bra av att ha få men bra ljuskällor, så att videokameran kan anpassa sig efter ljuset. Tänk också på att så långt det går undvika starkt motljus.
  • Försök välja utrymmen utan störande bakgrundsljud och stora blanka ytor som gör att ljudet studsar.
  • Stäng gärna av din mikrofon när du inte talar, särskilt viktigt om mötet har många deltagare.
  • Uppdatera alltid om du är online eller ej, så underlättas kontakten inom teamet.

Ladda ner dokumentet

 

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.