”Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt”

Sponsrat av 2c8 I många verksamheter består ledningssystemet endera av massa papper i en gammal pärm med nedskrivna processer och arbetsbeskrivningar, eller av bilder som saknar referenser till instruktioner. Detta är helt enkelt ingenting som medarbetare och ledning plockar fram för att ta hjälp av. Men, det många inte inser är att det finns så mycket mer att få ut av ett digitalt ledningssystem än enbart en certifiering och ett diplom på väggen.

”Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt”

Syftet med ett ledningssystem kan variera beroende på vilken typ av verksamhet man befinner sig i, om det handlar om privat eller offentlig sektor samt vilka krav som ställs på dig från externa aktörer. Exempelvis ställer Socialstyrelsens föreskrifter krav på att den som driver verksamhet inom hälso– och sjukvård eller socialtjänst är skyldiga att ha ett kvalitetsledningssystem. Inom den privata sektorn ställs det ofta krav på leverantörer att vara certifierade gentemot en specifik standard för att ha ett fortsatt samarbete. Gemensamt för alla ledningssystem är att de ska fungera som ett stöd för att leda, planera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

Från dokument till visualisering

Hos ArcelorMittal Construction, en av Europas ledande producenter av byggplåt, bestod ledningssystemet till en början av Word- och Excel-dokument som skickades in på revison en gång om året.

– Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt, berättar Jennie Sonesson, IT-chef och Supply Chain Manager på ArcelorMittal Construction.

– Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt, berättar Jennie Sonesson, IT-chef och Supply Chain Manager på ArcelorMittal Construction.

De ville dock få ut mer av deras ledningssystem än enbart certifieringen. 2014 drog de igång ett gediget arbete med att göra ledningssystemet användbart, lättöverskådligt och hållbart genom visualisering och digitalisering.

– Vi visualiserade både huvud- och stödprocesser. Idag har vi betydligt färre dokument och revisorerna är jättenöjda och har använt oss som föredöme, fortsätter Jennie.

Tillsammans med kollegan Anders Olsson, ansvarig för kvalité, miljö och säkerhet, började Jennie att kartlägga medarbetarnas processer. Genom att intervjua kollegor fick de fram styrkor, svagheter, möjligheter och risker i processernas flöden.

– Vi har fått ökad tillgänglighet då vem som helst kan komma åt blanketter och checklistor och vi har fått ett mycket tydligare processansvar, tillägger Anders Olsson och berättar att de nu jobbar mer löpande med processarbetet. På så sätt har de gått från 103 avvikelser föregående år till bara 15 avvikelser.

Mer än bara en certifiering

Genom att visualisera verksamheten i ledningssystemet kan man alltså inte bara minska avvikelser och öka lönsamheten, utan även se till att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle, med rätt kompetens för ändamålet och med rätt strategi för att nå sina mål. Detta bidrar till en enhetlig bild inom organisationen då alla gemensamt arbetar mot tydligt utsatta mål.

Testa på 2c8 Apps idag och påbörja visualiseringen av ditt ledningssystem. Läs mer om 2c8 Apps och dess lösningar här.

Karriär

Strategi & målstyrning

Inspiration

Ledarskap & styrning

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.