För- och nackdelar med företagskort

De flesta företag låter sina anställda använda företagskort för löpande inköp. Det gäller inte minst företag inom exempelvis logistik- och hantverksyrken där inköp sker nästan dagligen.

Med bland annat automatisk bokföring samt förbättrad lagstiftning har alternativet blivit ännu mer populärt. Som företagare är det däremot viktigt att även förstå de risker som finns med företagskort och hur dessa risker minimeras.

Fördelar

De primära fördelarna med företagskort är att administrationen minskas kring kortinköp samt att de anställda inte behöver göra egna utlägg. Det finns däremot även ytterligare fördelar.

Automatisk bokföring

Med företagskort minskas det administrativa arbetet kring korthantering och inköp. Detta till stor del tack vare den tekniska lösningen med automatisk bokföring. En funktion som nu för tiden finns på de flesta företagskort.

Efter att ett kortinköp skett tar den anställde ett foto på kvittot, eller annat underlag, och laddar upp det via appen. Det kan sedan automtiskt läsas av, matchas mot transaktionen och bokföras av integrerat bokföringsprogram. Läs mer om funktionen här.

Undviker privata utlägg

Om de anställda har företagskort behöver de inte göra egna utlägg samt begära ersättning för dessa. Det minskar både det administrativa arbetet samt riskerna för att kvitton tappas bort och att ersättning inte går att få.

En undersökning, från 2023, av företaget Plego visar att en fjärdedel anger att de är ”oroliga över att inte få pengar som de lagt ut”. Dessutom visar samma undersökning att 18 % gör utlägg, minst en gång i månaden, som de sedan inte får ersättning för. Detta både utifrån att kvitton tappas bort eller att man glömmer begära ersättning men även utifrån att otydlig policy från företaget kring inköp.

Undersökningen stämmer väl överens med den undersökning som Pleo gjort och som vi rapporterade om 2020. En undersökning som visade att över 90 % av de tillfrågade hade känt sig tvungen att göra utlägg åt jobbet vid något tillfälle. 

Att behöva ägna timmar åt byråkratiska blanketter för att redovisa ett inköp av fredagsfika till kollegorna bygger inte direkt ditt varumärke som arbetsgivare. 

Inget krav på originalkvitton längre

Den 22 maj 2024 tog riksdagen ett beslut om ”avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original”. Det betyder förenklat att kvitton, och andra transaktionsunderlag, inte behöver sparas förutsatt att de är digitaliserade.

Förändringen gör det ännu mer fördelaktigt att använda företagskort. Detta då kvitton tidigare behövt sparas medan det nu räcker med att de fotograferas och sparas digitalt på ett säkert sätt.

Rabatter, försäkringar och bonus

I likhet med kreditkort för privatpersoner kan det ingå ett flertal olika förmåner med företagskort. Det kan vara allt från bonus på alla inköp till reseförsäkring eller rabatter hos samarbetspartners. Förmåner som för privatpersoner är helt avgörande för val av kort medan det för företagare primärt är digital administration, automatisk bokföring och liknande tjänster som prioriteras. 

Nackdelar & risker

De nackdelar, och risker, som finns med företagskort är primärt kopplade till den kreditfunktion som korten har. Dessutom finns en ökad risk för felaktiga inköp av de anställda.

Kredit som utnyttjas för mycket

En allmän risk med kreditkort är att inköp sker på större belopp än vad företaget för tillfället har råd att hantera. Ett problem som primärt kan uppstå hos fåmansföretag och nystartade företag. Det går däremot att hantera genom att de flesta kort har valbara kreditnivåer vilka även kan anpassas mellan de anställda.

Kreditkostnaderna

En annan nackdel är de kreditkostnader som kan uppkomma med korten. Detta framförallt om kreditkortsfakturan inte betalas till dess helhet direkt utan delbetalas över flera månader. Finns behov av att delbetala större inköp bör därmed andra finansieringsalternativ väljas.

Juridiskt ansvarig

Med företagskort kan antingen den anställde, eller företaget, vara juridiskt betalningsskyldig. Om det är företaget är de alltså ansvariga för att betala kreditkortsfakturan oavsett vad den anställde har köpt med kortet. Det uppstår därmed en risk att den anställde gör inköp som strider mot företagets inköpspolicy men där inköpet ändå behöver betalas av företaget. Skulle det däremot visa sig att den anställde tydligt misskött sig, eller brutit mot svensk lag, kan återbetalningskrav uppstå.