De vanligaste orsakerna till dåliga möten och hur du undviker dem

Vi svenskar lägger sammanlagt två miljarder timmar om året på att delta i möten. Varje timme under kontorstid är det drygt 700 000 svenskar som sitter i ett möte. När de planeras, leds och genomförs på ett bra sätt kan möten ge fantastiska resultat.

Samtidigt är det många möten som inte upplevs vara effektiva och bra. Forskning visar att mötesdeltagare anser att mellan 30–50 procent av all mötestid inte är effektivt använd arbetstid. Forskningen visar oss också vad som gör att så många möten blir dåliga. En mängd studier pekar på fyra huvudsakliga orsaker.

Det är för många eller fel deltagare.

Många tänker att de gör andra en tjänst genom att ”bjuda med” dem på ett möte. Att någon kanske är intresserad eller brukar ha bra idéer är vanliga anledningar. Ibland handlar det om en möteskultur där man av vana bjuder in vitt och brett. Men inte sällan sitter vi och lyssnar på agendapunkter som inte berör oss. Kanske hade det räckt med ett mejl till några av oss.

Konsekvensen blir att många som inte skulle behöva vara med på mötet tvingas lägga tid och energi på det – på bekostnad av annat. Det blir en onödig kostnad för arbetsgivaren och skapar onödig stress och frustration hos medarbetaren.

Du som bjuder in till möten bör dela upp i obligatoriska (som krävs för mötets genomförande) och frivilliga (som får komma med om de vill och hinner).

Brukar du få inbjudan till möten där det känns oklart varför, eller vad du förväntas bidra med? Då kan du svara med ett ”kanske” och samtidigt be om mer information. Du kan också fråga om du kan bidra på något annat sätt än att vara med på själva mötet.  

Ledare och deltagare kommer dåligt förberedda.

Många möten förbereds under den enstaka minut det tar att skapa och skicka en inbjudan. Konsekvensen blir att både ledare och deltagare kommer dåligt förberedda. En stor del av mötestiden får läggas på aktiviteter som en eller några kunde ha klarat av i förväg. Det gör att det går åt mångdubbelt så mycket tid och energi när förberedelserna äger rum i början av mötet, i stället för innan.

Du som kallar till mötet är mötesplanerare. Som sådan har du ansvar för att förbereda mötet, deltagarna och dig själv – eller någon annan som ska leda mötet. Var klar med syfte och agenda innan du bjuder in. Skicka ut handlingar i förväg. Gör det tydligt vem som ska presentera vad och be dem komma förberedda.

Mötena leds inte på ett professionellt sätt.

Många chefer lägger halva sin arbetstid eller mer på att leda möten, men har aldrig fått en endaste timme utbildning i hur man leder möten på ett bra sätt. En god mötesledare är som dirigenten för en orkester. Det är någon som kan växla mellan att vara en god värd, en skicklig ordförande och en facilitator – som kan hjälpa gruppen att ta sig vidare om de kör fast i en fråga. Det handlar om att hantera olika personligheter och energinivåer, men också fenomen som ekorrhjul och dikeskörningar.

Se till att de som återkommande leder möten får utbildning och träning på hur det görs på ett bra och professionellt sätt. Lös det internt eller ta hjälp utifrån.

Mötena handlar om saker som inte står på agendan.

Har du också deltagit i ett möte som plötsligt handlar om något helt annat än det skulle? Då är du inte ensam. Enligt mötesforskaren Steven Rogelberg lägger chefer och tjänstepersoner i snitt 22 år på heltid på möten, varav sju år helt i onödan. En stor del av den tiden går åt till att diskutera saker som är utanför agendan.

Förbered en agenda som du delar innan mötet, presenterar och ber om accept på i starten samt sedan håller er till. När någon tar upp något annat hänvisar du till agendan för mötet och ber att få parkera frågan, för att tas upp i slutet av mötet eller vid ett annat tillfälle. Att föreslå parkering av en fråga är något du kan göra oavsett om du är ledare av eller deltagare vid mötet. 

Meetfulness bidrar till minskad stress, bättre hälsa och sparade pengar.

När medarbetare får lära sig och träna på hur de kan planera, delta i och leda möten på ett bättre sätt bidrar det till att tiden de behöver lägga på möten minskar. Det ger samtidigt en högre kvalitet på och effekt av de möten som genomförs. Meetfulness är utbildningar och träningsprogram som hjälper team eller organisationer att åstadkomma detta. En bättre möteskultur kan ge medarbetare en hel månad om året att lägga på andra aktiviteter och återhämtning.

Prova på utan kostnad | Boka tid för demo