19 tips om VD:s viktigaste verktyg

Nu har Kalle precis gjort en viktig presentation för ett antal medarbetare i en tid då mycket är osäkert och alls inte förutsägbart. Presentationen gick hyfsat. Flera medarbetare visade ett aktivt intresse för det Kalle sa eftersom han ändå är VD. Dock, inga beslut togs, entusiasm och engagemang från medarbetarna stod inte som spön i backen. D v s, en stor grupp av personalen tyckte varken bu eller bä. Ingen förnekar angelägenhetsgraden rörarande det Kalle anförde men en vanlig uppfattning är att andra frågor borde ha större prioritet.

I ett parallellt universum gör Kajsa Karlsson, som också är VD i en likadan och lika stor organisation som Kalles, samma presentation. Faktum är att hennes anförande i stort sett är identiskt med Kalles och hon har dessutom precis samma intentioner och mål som han har. Ändå blev utfallet inte alls detsamma. Medarbetarna är, om inte superentusiastiska, klart positiva. Många frågor finns att ställa men i princip samtliga känner optimism och, faktiskt, framtidshopp trots att budskapet till delar är kärvt. 

Men varför, hur är det möjligt? Kalle och Kajsa sa ju samma saker, visade samma bilder. Vad handlar det om?

Jo förstås, om allt det som egentligen inte har med presentationens materia att göra men som ändå har effekt på hur vi som mottagare hör och uppfattar budskapet. Och i och med det hur vi reagerar, tänker, agerar, tar beslut rörande detsamma. För vi kan vara säkra på en sak: det är alltid  mycket mer än innehållet i sig som påverkar. Så fungerar vi som de psykologiska varelser vi är. 

Låt oss därmed titta på vad det är som Kajsa egentligen gör, vad som åstadkommer skillnad.

• Jo, först och främst säkrar hon interaktionen med medarbetarna. Inte bara genom att ”bonda” och vara trevlig  innan presentationen börjar utan lika mycket medan den pågår. Hon aktiverar mottagarna med frågor, ibland med bikupor på 45 sekunder (detta pedagogiska grepp använder hon ofta oavsett gruppstorlek). Frågorna och diskussionsunderlaget skapar delaktighet och involvering, samtliga mötesdeltagare känner sig sedda och bekräftade. Och inte bara bombarderade med en massa information om hur saker och ting förhåller sig. 

• Kajsa vinnlägger sig också om att kunna namnen på alla i personalen, inte bara dem i ledningsgruppen eller närmast dem. Faktum  är att det är en medveten strategi i hennes ledarskap att kunna så många namn som möjligt, ja samtliga medarbetares. (Inte värre än att lära sig namnen i tre skolklasser)

• Kajsa visar genom flera av frågorna att hon verkligen har koll på medarbetarnas specifika behov och hon visar tydligt engagemang för dessa. 

• Kajsa skapar genomgående nyfikenhet i sina presentationer. Bl a genom samspelet mellan tal och bild. Hon har utvecklat ett sätt att inför majoriteten av bilder ”kratta manegen” för dessa genom att först tala, sedan ta fram bild. (Istället för att fram bild/tala, ta fram bild/tala, ta fram bild/tala i en oavbruten ström.) Denna teknik håller mottagaren alert, man vet inte vad som komma skall. 

• När en ny bild visas väntar Kajsa nån sekund, ibland två, ibland flera, så att bilderna får landa, sjunka in. Detta skapar en naturlig variation som per automatik känns vital och levande. Dramaturgi och tajming påverkar. 

• Kajsa varierar också sin presentation genom att ibland rita. Det finns ritprogram som kan användas i samband med ppt men Kajsa växlar till whiteboard. (Som mottagare tycker vi alltid om när någon ritar. Vi blir nyfikna, vet inte riktigt vad som ska hända. Och bara växlingen i sig mellan slides och ritande är stimulerande.)  

• Kajsa har alltid ett pedagogiskt uppsåt.

Men det som verkligen ger Kajsa en stor fördel gentemot Kalle är hennes muntliga leverans. Hon vet att det inte bara är vad man säger som är viktigt utan att det lika mycket, ibland än mer, handlar om hur. 

• Kajsa har därför ett lugnt taltempo. Inte långsamt utan ett naturligt  berättartempo, ungefär som när man berättar en saga eller en spännande klassisk berättelse. Det gör att hon förmedlar kontroll och inger förtroende. 

• Kajsa tar plats med rösten. Hon talar snäppet starkare än i ett vanligt samtal men utan att ligga i ett högre register och uppfattas därmed som mjukt offensiv. (Motsatsen är när någon backar bara något med rösten och därmed uppfattas som försiktig, som ofrivilligt lätt defensiv.)

• Kajsa förstärker sin artikulation bara något mer än i ett vanligt samtal. Det hjälper henne att förmedla energi.

• Kajsas betoning är extra tydlig. Hon vet att när hon är i det skarpa läget kan hon förstärka sin betoning avsevärt utan att det kommer att uppfattas som överspel. (Som mottagare har vi helt andra öron när någon talar från en ”scen” än i ett vanligt samtal. Detta är djupt nedärvt sedan scenen kunde var en klippavsats eller lägereld.)

• Bara för att Kajsa är i fokus reducerar hon inte gestik och mimik. Samspelet mellan röst, gestik och mimik är levande och intagande, hon förmedlar helt enkelt ett levande kroppsspråk. 

• Kajsa vågar spela på tystnaden. Det vill säga, hon äger i hög grad talarsituationen därför att hon har en väl avvägd pausering. Pauser på allting från bråkdelen av en sekund till flera sekunder gör att hon skapar koncentration, förväntan, nyfikenhet. Och återigen – förtroende. Dessutom blir presentationens hela dramaturgi ännu mer medryckande. 

• Kajsa är medveten om att ingenting slår det berättande tilltalet. Det gäller alltså inte bara förhållandet till tempo utan hela hennes förhållningssätt. Oavsett om en presentation kallas information, redovisning, rapport eller något annat så tänker Kajsa att det är en berättelse. Och berättelser ska berättas, inte redovisas. Det är denna inställning som gör att Kajsa, på riktigt, verkligen når fram till sina medarbetare. Hon berör.

• Som sagt, Kajsa och Kalle hade egentligen samma grundstruktur, visade samma bilder. Ändå engagerar Kajsa på ett annat sätt än Kalle. Inte minst gäller det i lite mer komplexa och förväntat ”tråkiga” delar av presentationen. Hon använder liknelser, metaforer och exemplifierar direkt ur levande livet. Hon ger siffror och grafer kött och blod. Än en gång: Kajsa har alltid ett pedagogiskt uppsåt.

Just dagen för den viktiga presentationen råkar Kajsa vara lite extra trött. Hon befinner sig inte bara i ett hektiskt arbetsliv med stort ansvar, hon har också ett extra intensivt privatliv där det ska pusslas på alla möjliga sätt för att tillvaron ska funka. Ändå – medarbetarna anar inget av detta då Kajsa har konkreta verktyg för det skarpa läget, inte bara beträffande vad hon ska säga utan i högsta grad för det som rör HUR. För tal och agerande, för allt det som hjälper henne att ÄGA den professionella talarsituationen. Hon vet hur hon ska ”sätta igång” sig själv.

Var detta verkligen 19 tips? undrar nu vän av ordning. Nä, kanske inte. Och det är faktiskt inte så viktigt. Det hade kunnat gå att ta upp ytterligare 10, 20 eller ännu fler saker som kan vara av nytta att känna till. Den absoluta kärnan i denna text utgörs av det som rör interaktion och tilltal. För även den mest skickligt sammansatta presentation kan stå sig slätt om den framförs blekt. Det vet Kajsa. Hon har tagit konsekvenserna vad gäller denna insikt och arbetar målmedvetet med talarträning och framförandeteknik. Utfall 1: hon har ännu roligare på jobbet. Utfall 2: hon känner ett större självförtroende och även om hon är nervös vet hon alltid hur hon ska ta kommandot över sina professionella talarsituationer, interna eller externa, hon äger. 

Utfall 3: Hon når, nästan alltid, fram till medarbetarna. De gillar att lyssna och interagera när hon talar. Hon inspirerar. Och förstås, ökar förutsättningarna för att få alla att springa åt samma håll.

Dessutom: någon som tror att Kajsas medvetna teknik och kunnande vad gäller pedagogik och muntlig kommunikation inte spelar roll och kan ha en direkt avgörande betydelse när hon gör externa presentationer och anföranden?

Per Furumo                                                                                                                                      Per Furumo är konsult i talarträning/retorik/presentationsteknik. Som röstspecialist sticker Per ut bland Sveriges retorikkonsulter. Bland kunderna finns en mängd av våra stora företag och organisationer, Advokatsamfundet, Regeringskansliet, EU-kommissionen, offentliga personer inom näringslivet och många andra.