Öppna kontor är framtiden

Trenden är att det blir allt vanligare med öppna kontorslandskap och fler och fler arbetsgivare bygger om. Fördelarna är främst ekonomiska i och med att de öppna ytorna ger mer kontorsplatser per kvadratmeter och gör organisationen mer flexibel vid personalförändringar. Men för personalen kan förändringen kännas obekväm. Aram Seddigh är legitimerad psykolog, forskare vid Stressforskningsinstitutet och håller just nu på att analysera hur hälsan påverkas av olika typer av distraktioner och kontor.

– När man frågar medarbetare var de skulle föredra att arbeta någonstans så upplever de flesta att de för sin hälsa, prestation och trivsel skulle behöva vistas i en kontorsmiljö med mindre distraktion. En stimulansfri miljö som till exempel ett eget kontor, eller så kallat cellkontor. Många upplever att det skulle vara skrämmande att sitta i ett större rum som delas av andra, säger Aram Seddigh.

Trots att forskningen om kopplingen mellan kontorsmiljön, distraktion och hälsa inte är klar finns det en sak som är säker: Du som är vd och känner att det är rätt strategiskt beslut att bygga om till en öppen planlösning kan vinna mycket på att involvera medarbetarna i förändringsprocessen.

– För ledningen är det viktigt att kunna motivera förändringen och att kunna skilja mellan de faktiska negativa aspekterna av att byta till den typen av kontor och den oro som man generellt kan ha vid förändringar, säger Aram Seddigh.

Se upp

Trendigt eller ej, var uppmärksam på de utmaningar som faktiskt finns med en öppen kontorslösning. Individer störs i olika hög grad, men studier visar att distraktioner ökar i öppna miljöer. Problem i arbetsmiljön kan därför uppstå om det till exempel inte finns en plan för hur avskildhet möjliggörs. Tänk på både den visuella och den auditativa avskildheten, det ska finnas möjlighet för medarbetaren att själv bestämma när hen vill vara tillgänglig för andra.

– Vissa upplever det som integritetskränkande att behöva höra kollegornas privata samtal och stressande att ständigt vara tillgänglig för andra när man behöver vara ifred, säger Aram Seddigh.

Att sänka ljudmiljön med goda takabsorbenter och mattor som dämpar ljud kan vara en del av lösningen. Ett gott råd är att noga kartlägga vilka behov som finns bland medarbetarna utifrån deras arbetsuppgifter.

– Det vi kan se i forskningen är att om man har fått vara med och påverka upplever man inte distraktionerna som lika belastande som om man inte skulle ha fått vara med och bestämma. Genomför man en förändring och inte får med sig medarbetarna riskerar man att öka missnöjet. Det kan leda till ökad personalomsättning och bristande motivation hos personalen. Var strategisk!

Vd:n och statusen

När medarbetarna flyttar ur sina kontor och tillsammans skapar en mer platt organisation är det inte ovanligt att argumentet att även vd:n borde ta sin dator och placera sig mitt i smeten kommer på tal. Enligt Aram Seddigh kan det vara en fördel för nya och unga organisationer om vd:n sitter med och snabbt kan snappa upp vad som händer. Men det beror också på vem vd:n är, en utåtriktad person kan tänkas uppskatta mer interaktion med medarbetarna men kan å andra sidan ha svårt att begränsa sig och kanske engagerar sig i konversationer hen inte behöver. Vissa chefer är operativa och vill vara med och påverka besluten och jobba nära medarbetarna. Andra vill delegera och följa upp arbetet på olika sätt utan att sitta med.

– Är det av avgörande betydelse att sitta i eget rum för att kunna ha det ledarskap jag vill ha så ska jag kanske sitta i eget rum, oavsett vad medarbetarna tycker. Men spelar det ingen roll kan det vara bra att visa att man är beredd att anpassa sig.

Enligt Aram Saddigh är det svårt att mäta effekterna av hur effektiviteten påverkas av att chefen sitter ute i kontorslandskapet, ingen har forskat på det än. Mycket handlar om tycke och smak och hur processerna i övrigt fungerar. Som exempel kan tas hur amerikanska företag bygger företagsskrapan som en pyramid; du börjar på nedersta våningen tillsammans med hundratals andra, och ju mer du klättrar i organisationen desto större utrymme får du till din arbetsplats. Vd:n hamnar då naturligt i toppvåningen med inglasat rum.

– Det ligger någonting i hur status är kopplat till det egna rummet. Men här i Sverige är den länken något försvagad. Även om man har en chef på eget kontor så har man i regel närmare till sin chef än man har i USA. Det man kan se när man är ute på arbetsplatser här är att vissa chefer hade lite större del av kontorslandskapet än sina medarbetare. Ibland har chefen tagit två platser istället för en i det öppna kontorslandskapet.

Så är framtidens kontor

Tittar vi i spåkulan spår Aram Seddigh att framtidens kontor är ännu mer flexibla, där det inte finns samma behov av att vara på kontoret 8-5 för att utföra sitt arbete.

– Speciellt för små företag kommer det att bli mer aktuellt att man använder sig av hotelling. Men jag tror aldrig att kontoret kommer att bli helt internetbaserat, att man aldrig ses eller har en fysisk plats att mötas på. Men vad vet jag, internet skulle också bara vara en fluga!