Oönskade avbrott i planeringen – ett framgångsrecept

I början av studien intervjuade forskaren Kristina Sollander chefer vid flera små och medelstora företag som jobbar med tillverkning om hur deras arbete såg ut. Flera av respondenterna uttryckte frustration över det oplanerade arbete som dagligen uppstod när maskiner gick sönder, konflikter i arbetslaget uppstod, med mera. De ansåg att det tog mycket tid från deras planerade arbete.

– Det intressanta var att när jag sedan följde sju olika chefer i deras arbete upptäckte jag att lika mycket som de fick oplanerat arbete på grund av externa faktorer – lika mycket störde de sig själva i sitt arbete. Dessutom visade sig dessa så kallade störningar vara jätteviktiga, säger hon.

Ville få bort det oplanerade

Ofta avbröt cheferna sina planerade arbetsuppgifter på ett intuitivt sätt, det vill säga att de fick ett infall att gå och stämma av någonting med en anställd eller följa upp hur det hade gått att åtgärda ett särskilt problem. Detta gav tillfälle för reflektion, både egenreflektion, men även tillsammans med andra.

– I norra Europa, USA och Japan har vi ett monokroniskt tidsperspektiv. Vi anser att tid kan slösas, vi gillar att planera och vi värderar ett schema högre än vad vi värderar relationer. Detta kunde ses i de initiala intervjuerna där cheferna uppgav att de bästa vore om de kunde arbeta bort det oplanerade arbetet. Och oplanerat arbete har de, i själva verket bestod hälften av deras arbetstid utav oplanerat arbete, säger Kristina Sollander.

Ökade innovationen

Hennes forskning visar att just det spontana arbetet skapade förutsättningar för mjukare värden, en bättre kontakt mellan ledning och anställda, med en mer kreativ och innovativ kultur som följd.

Hon upplever att framför allt unga chefer känner sig misslyckade över att inte hinna med allt som de har schemalagt, medan äldre mer erfarna chefer vet att det måste finnas luft i schemat. Detta då det inte är effektivt att ha möten och uppdrag back-2-back om man vill ha utrymme att utvecklas.

– Det går ju inte att veta när en idé ska uppstå, det går inte att schemalägga tid för det utan det måste finnas möjlighet att bolla förslag i närtid, säger Kristina Sollander.

Kristina Sollander är bekymrad över att mycket managementlitteratur gör gällande att allt blir bättre ju mer vi strukturerar upp våra dagar.

– I verkligheten är det lite tvärtom anser jag. Man måste våga skapa utrymme för det oplanerade arbetet, och det kanske man vågar om man ser värdet med det.