Medarbetarundersökning på rätt sätt

Medarbetarundersökning Medarbetarundersökningen är ett viktigt verktyg för att se organisationens styrkor och svagheter, och få reda på hur medarbetarna har det. Men först är det några saker du måste tänka på.

Medarbetarundersökning på rätt sätt
Involvera medarbetarna i undersökningen, så blir det bättre. Foto: Adobe Stock

Varför ska man göra medarbetarundersökningar? Arnt Olaf Storeng är organisationspsykolog och managementkonsult på Ramboll, och han beskriver dem som medarbetarnas röst till ledarna. En välgjord undersökning som garanterar respondenternas anonymitet kan ge arbetsgivaren god överblick över var företaget befinner sig. Det är också ett effektivt sätt att ta del av medarbetarnas erfarenheter och få en god överblick över organisationens styrkor och svagheter.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Fakta

Tänk på inför medarbetarundersökningen

  • Vad vill du mäta? Diskutera syfte med din ledningsgrupp och representant för de anställda. Prioritera rätt: trivsel är viktigt men engagemang är ovärderligt.
  • Involvera medarbetarna. Ge dem ett ägarskap i undersökningen, för medarbetarna har svaren, de förstår resultaten och hur de ska förbättras.

  • Hitta historien. Det finns en berättelse i dina data – finn den. När man har gjort en undersökning blir man till en början lätt upptagen av siffror, men vad betyder de?
  • Vidta åtgärder. Gör upp en handlingsplan med en tydlig ansvarsfördelning. Vem ska göra vad? Och när? Tänk på att åtgärderna måste var välgrundade och ha en trovärdighet.
  • Följ upp, följ upp, följ upp! Om ingen pratar om undersökningen efteråt och resultaten inte blir synliggjorda så riskerar man att det uppstår ”undersökningströtthet” (survey fatigue): ’VARFÖR ska vi lägga tid på det här’ är en fråga som dyker upp då.

Förutsättningen är att medarbetarundersökningen görs enligt den kunskap som finns om hur bästa resultat ska uppnås. Arnt Olaf Storeng har operationaliserat både medarbetar- och HR-undersökningar i stora och mellanstora verksamheter, och har en klar uppfattning om vad som är viktigt att mäta och hur resultaten kan bidra till att fördjupa och utveckla verksamheten, både strategiskt och utifrån människors behov.

Fakta

5 fallgropar i medarbetarundersökningen

  1. Undersökningen blir för problemorienterad. När vi letar fel ser vi inte styrkorna. Och styrkorna är extremt viktiga i organisationer. Att identifiera dem och jobba vidare med dem är ett viktigt syfte med medarbetarundersökningar.
  2. Man följer inte upp tillräckligt. Även ledare med goda intentioner lägger ofta resultaten på hyllan för tidigt. Medarbetarna måste känna att det händer saker efter undersökningen, annars naggas tilliten.
  3. Det blir för mycket kvantitativ övning. Ledare är bra på siffror, men talen i sig själva ger ingen total förståelse för vad du ska göra med verksamheten. En medarbetarundersökning innebär att sätta sig in i andras situation och involvera dem. talen i sig ger dig ingen total förståelse för vad du ska göra med verksamheten.
  4. Man involverar medarbetarna för lite. Utan den involverande processen uteblir den analytiska dimensionen som krävs för att resultaten ska förbättras.
  5. Frågeställningarna är för negativa. Många organisationer är duktiga på att leta problem, men det kan leda till ett negativt spinn som riskerar att överskugga organisationens styrkor.

Alla värderar ett handlingsutrymme

Ska man planera en medarbetarundersökning måste man givetvis veta vad man vill ta reda på. Men ett vanligt syfte är att få en bild av hur väl medarbetarna trivs på arbetsplatsen. Där vet man att det finns några faktorer som nästan alltid spelar in, förklarar Arnt Olaf Storeng, oberoende av bransch, utbildning, eller arbetsuppgifter.

Arnt Olaf Storeng, konsult på Ramboll.
Arnt Olaf Storeng, konsult på Ramboll.

– Möjligheten att få använda och utveckla sin kompetens vet vi är extremt viktigt för att arbetet ska upplevas som meningsfullt och tillfredställande för medarbetarna, säger han.

En annan faktor är autonomi, handlingsutrymme och möjlighet att påverka vardagen. Det är viktigt för alla, men alla har inte jobb som ger stort utrymme för autonomi. Somliga sitter till exempel i ett kundcenter och måste ta arbetsuppgifterna som de kommer.

Dynamiken mellan olika frågor i undersökningen blir därför viktig: alla kan inte svara positivt på alla frågor, eftersom alla inte kan ha lika stor autonomi.

– Vissa ledare undrar varför man ska kartlägga autonomi om medarbetarna inte har någon sådan, men då blir andra förhållanden viktigare, till exempel socialt stöd. Dessa faktorer kan också mätas, påpekar Arnt Olaf Storeng.

Betygsätt inte chefera

Ytterligare några faktorer är mycket viktiga att ta hänsyn till innan man genomför en medarbetarundersökning, poängterar han. Anonymiteten är oumbärlig – inte alla vågar vara ärliga om det finns minsta risk att man kan bli utpekad efteråt. Men även cheferna i organisationen måste skänkas en tanke, för att de ska vilja bidra till en framgångsrik medarbetarundersökning.

– En problemställning vi upplever är att medarbetar-KPI:er skapar negativa konkurrens mellan chefer. Den som får dålig rating anser sig ha fått dåligt betyg, och det ger incitament att fort få till ett avtal med medarbetarna, att ’nu svarar vi positivt här, så gynnas vi alla!’

Medarbetarundersökningar bör alltså i första hand användas som ett mått på vem som behöver hjälp och stöttning, snarare än ett betyg på vem som är en bra chef och ledare, understryker Arnt Olaf Storeng. Därför är det också viktigt att vd:n är tydlig med att man inte är ute efter att leta fel hos individer.

– Detta börjar på toppen! Om du som vd utövar en ledarstil som stöttar dina chefer hellre än att straffa eller rangera dem, så stärker du en kultur där du får uppriktiga ärliga svar som du söker efter, säger han.

Engagemang viktigare än trivsel

Uppföljning är oerhört viktigt – ser inte medarbetarna att undersökningen leder någonvart så uppstår snart ”survey fatigue”– en leda vid allt vad medarbetarundersökningar heter.

– Dra nytta av resultaten! Låt dem ligga till grund för bra aktiviteter och handlingar som lyfter organisationen, framhåller han.

Frågorna ska bland annat visa: är uppgifterna tydliga för medarbetarna? Tydlighet i uppgifterna ligger nämligen nära engagemanget. Och engagemang har ersatt den tidigare indikatorn ”trivsel” som viktigt för verksamheten. Trivsel är ett passivt tillstånd medan engagemang utlöser viljan till insats och stoltheten i att ingå i en verksamhet, betonar Arnt Olaf Storeng.

– Det ultimata målet är engagerade medarbetare som finner glädje i att lösa sina uppgifter. För arbetsgivaren är ingen altruist utan har produktionsmål, och engagerade medarbetare är mer produktiva och mer positiva ambassadörer för verksamheten. Och de stannar länge i verksamheten och har lägre sjuktal, konstaterar han.

Bloggen

På nytt jobb

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

Med fullt fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.