Kommunikativt ledarskap en framgångsfaktor

– Det handlar då om allt från informella samtal, möten, telefon och e-post, säger Catrin Johansson.

I flera forskningsprojekt har hon gjort djupdykningar i betydelsen av det kommunikativa ledarskapet. Forskningen på området är ny, och hör till fältet organisationskommunikation, vilket är mycket outvecklat i Sverige och Europa, men stort i USA.

Catrin Johansson har sett att begreppet kommunikativt ledarskap väcker allt större intresse i Sverige. Det som är nytt är att begreppet lyfter fram hur ledare kommunicerar, och hur det kan kopplas till kommunikationsklimat, förändringsförmåga, och medarbetarengagemang i organisationer.

– Många svenska privata och offentliga organisationer använder det idag i syfte att utveckla sina ledares kommunikationsförmåga, engagera medarbetarna och skapa organisationer som når målen. Inom detta område har exempelvis Volvo och Sandvik varit föregångare, berättar Catrin Johansson.

I dessa organisationer har ledarnas kommunikation utvärderats kontinuerligt i medarbetarundersökningar, och utifrån resultaten skapat utvecklingsprogram för sina ledare när det gäller kommunikation.

I ett treårigt forskningsprojekt, 2011-2013, om kommunikativt ledarskap vid Mittuniversitetet deltog, förutom Volvo och Sandvik Machining Solutions, även Norrmejerier, Saab, Spendrups och Nordisk Kommunikation, som numera är en del av Gullers Grupp.

– Nu arbetar vi med ett nytt treårigt forskningsprojekt om kommunikativt ledarskap vid Mittuniversitetet. Här kommer vi att analysera utvecklingen av det kommunikativa ledarskapet på Sandvik Machining Solutions och Volvo för att bättre förstå värdet i de processer organisationerna genomför. I nästa vecka åker jag till Volvos lastbilsfabrik i Dublin, Virginia, för att studera hur det fungerar där, berättar Catrin Johansson.

Hon har sett att det kommunikativa ledarskapet måste praktiseras på olika sätt i olika kulturer.

– Till exempel betonade chefer vi intervjuade i Indien att det är viktigt att lyssna på sina medarbetare medan medarbetare i Frankrike sa att det är viktigt att chefen informerar dem om vad de ska göra.

Självcentrerade ledare

Catrin Johansson konstaterar att alla ledare och chefer kommunicerar, men att alla inte är kommunikativa. Fortfarande florerar schablonbilden av den starke ledaren med stor karisma som fattar alla viktiga beslut.

– I sådana organisationer planeras ofta kommunikationen uppifrån och ner. Studier om destruktivt ledarskap visar att cirka 25 procent av alla ledare är alltför självcentrerade och därför dysfunktionella. Dessa detaljstyr verksamheten, har otydliga förväntningar på medarbetarna, favoriserar vissa medarbetare och i extremfallen ljuger de också.

I sin forskning har Catrin Johansson sett att kommunikativa ledare uppfattas som bättre på att kommunicera än andra ledare och chefer, och att de har stort inflytande på medarbetarnas attityder, välbefinnande och prestationer. De är bättre på att motivera medarbetarna, lösa problem och konflikter och nå målen än ledare som inte är kommunikativa.

Hon hänvisar till forskning som visar att väl fungerande intern kommunikation i en organisation leder till:

· tillfredsställelse med arbetet

· högre produktivitet

· lägre sjukfrånvaro

· bättre kvalitet på varor och tjänster

· minskade kostnader

· högre grad av innovationsförmåga

– Studier visar också att medarbetare som är mer nöjda med ledningens kommunikation i större utsträckning är lojala, och att närmaste chefens kommunikation, personlig feedback, och information om organisationen är viktiga för medarbetares identifikation med sina organisationer.

Viktig med kommunikationsprogram

Hon menar att välutvecklade kommunikationsprogram är viktiga för organisationers resultat.

– Och många organisationer lägger allt mer vikt vid undersökningar och utvärderingar av sin kommunikation och utvecklingen av ”kommunikativa ledare”. Fyra förutsättningar på individnivå påverkar ledarens kommunikativa beteende: medvetenhet, kunskap, attityder och förmåga när det gäller kommunikation.

Hon har också sett att ledare som är medvetna om kommunikationens betydelse i större utsträckning planerar sin kommunikation.

– Kommunikationsförmågan är både relaterad till attityder, det vill säga hur viktig ledaren anser kommunikationen är, vilken kunskapsnivå om kommunikation ledaren har, och vilken kommunikationsförmåga ledaren har i olika situationer.

En ömsesidig process

Catrin Johansson betonar att ledaren inte ensam kan påverka hur kommunikationen med medarbetarna fungerar.

– Det är en ömsesidig process där de som deltar har skilda förväntningar och gör olika tolkningar. Medarbetarna är i hög grad medskapare i konstruktiva samtal och utvecklingen av en gemensam förståelse. Båda parter har ansvar för hur de agerar utifrån sin förståelse av kommunikationen.

Hon konstaterar att kommunikationen även påverkas av den omgivande organisationskulturen, kommunikationsklimatet och det sociala sammanhanget som både kan möjliggöra och begränsa ledarens kommunikation.

– Ett exempel är att en kommunikativ ledare som har en chef som inte är lika kommunikativ får begränsade möjligheter att själv förmedla budskap och information till sina medarbetare, säger Catrin Johansson.

Inom forskningsprojektet som Catrin Johansson drivit har man analyserat hur de deltagande företagen mäter chefernas kommunikationsförmåga genom medarbetarenkäter, och hur resultaten kan knytas till andra områden som mäts i enkäterna. – De här analyserna visar att ledares kommunikation ger positiva effekter när det gäller förändringsbenägenhet, ökat medarbetarengagemang, och effektivitet i organisationen. Vi ser också att ledare och medarbetare är övertygade om hälsoeffekterna av kommunikativa ledare. Kommunikativt ledarskap ger friskare arbetsplatser.

Hon menar att kommunikativt ledarskap med fördel kan integreras i annat ledarutvecklingsarbete i organisationen. Ett första steg är att bestämma målen med det arbetet utifrån den ledarskapsmodell och de värderingar som organisationen har. Det arbetet kan i och för sig innebära att ledarskapsmodellen behöver utvecklas för att kunna omfatta kommunikativt ledarskap.

– Ett andra steg är att se över hur ledarskap och kommunikation mäts och utvärderas. Det kan handla om medarbetarundersökningar, och de frågor som finns med i enkäter, men även om 360 graders feedback, utvecklingssamtal, och andra former av uppföljningar av ledarskap i organisationen, säger Catrin Johansson.

Det tredje steget är, enligt henne, att fundera över vilka former för stöd och utveckling av chefers kommunikationsförmåga i form av coachning, kurser och program som behövs.

Kommunikation – en ledningsfråga

Hon lyfter fram några nyckelfrågor, som samtidigt innebär utmaningar när det gäller att arbeta med kommunikativt ledarskap.

– Den första är att ledarskapsutveckling traditionellt är en HR-fråga, medan kommunikation traditionellt är en fråga för kommunikationsavdelningen inom organisationen. HR och Kommunikation behöver samarbeta både kring hur kommunikativt ledarskap utvärderas och hur modeller för att utveckla det ska se ut.

Utmaningen består enligt henne i att förändra ledarskapsprogrammen så att kommunikation integreras i dem, i stället för att lägga till ”moduler”.

– Ledarskap handlar om att leda genom kommunikation, det är inte något som ledare gör utöver att leda, betonar Catrin Johansson.

Den andra nyckelfrågan är kompetensutveckling.

– I vissa organisationer – de ”kommunikativa” – ser man kommunikation som en ledningsfråga, i andra organisationer har kommunikationsfunktionen en mer operativ och producerande roll. Det är viktigt att se till att det finns rätt kompetens för att arbeta med och utveckla kommunikativt ledarskap.

I det nya projektet på Mittuniversitetet som pågår mellan 2017 och 2019 kommer forskarna att ta sig an frågeställningar som:

• Hur anpassar företagen beteenden och principer för kommunikativt ledarskap till sina organisationer?

• Hur utbildar företagen chefer i kommunikativt ledarskap?

• Vilka resultat ger utbildningarna av kommunikativt ledarskap i företagen?

• Vad karaktäriserar ett effektivt kommunikativt ledarskapsprogram?

• Vilka värden skapas i organisationer genom utveckling av kommunikativt ledarskap?

– En modell för utveckling av kommunikativt ledarskap kommer att utvecklas i projektet baserad på aktuell forskning och företagens behov, och som kan anpassas till olika företag och deras förutsättningar, avslutar Catrin Johansson.

Catrin Johansson 5 tips på hur du blir en kommunikativ vd

1. Se kommunikation som en strategisk ledningsfråga och rekrytera kommunikationschef/kommunikatörer med formell utbildning i strategisk kommunikation som kan coacha chefer på alla nivåer inklusive dig själv.

2. Lyssna och var lyhörd, se det negativa som positivt, ett öppet klimat ger förutsättningar att åtgärda problem när de fortfarande är små.

3. Planera först – innan du kommunicerar – vem, vad, när, var, hur och varför? Andra har sällan samma kunskap och förståelse som du själv har.

4. Involvera andra i dialog, det är en nyckel för att skapa engagemang.

5. Skapa förutsättningar att kommunicera med medarbetare och chefer på lägre nivåer i företaget, det har ett stort värde och minskar risken för att verksamheten på hög nivå ser bättre ut än vad den är.