Döden på arbetsplatsen

Efter att det uppenbara har gjorts, som att ringa 112, är det dags för dig att gå från chockad medmänniska till chef. Kriser ställer krav på ledarskapet och medarbetare litar på att du ska börja styra i det praktiska.

– När något allvarligt händer förväntar man sig som medarbetare att chefen ska peka med hela handen och visa åt vilket håll man ska gå, säger Katarina Tingström, präst i Svenska Kyrkan och som också jobbar med Polisen i Stockholms län och som utbildare kring dödsbud.

Med flerårig erfarenhet för att hantera de allra svåraste frågorna såg hon ett behov av en kronologisk handbok med checklistor och goda råd till chefer hur de ska agera när döden visar sig. Resultatet blev boken Döden på arbetsplatsen, som kan fungera som ett stöd för organisationer. Ett vanligt fel chefer gör är nämligen att reagera med tystnad, vilket kan öka sorgen och vreden.

– Av alla medarbetare jag har träffat genom åren har jag aldrig träffat någon enda person som har sagt: Företaget gjorde alldeles för mycket efter dödsfallet! Däremot har jag hört många som säger: Det var ingen som sa något och det känns så hemskt.

Informera sakligt

Katarina Tingström menar att det första steget du bör ta som chef handlar om att skaffa dig så korrekt information om det inträffade som möjligt. Primärt är det två grupper du ska fokusera på som behöver direkta åtgärder: de anhöriga och den avlidnes närmaste chef och arbetsgrupp.

Informera arbetsgruppen muntligen innan du sprider informationen vidare via intranät eller övriga chefer som i sin tur informerar alla medarbetare. Det är viktigt att informationen som går ut är korrekt, och det är bättre att skriva för lite än för mycket eftersom spekulationer om vad som kan ha hänt lätt kan fastna som sanningar hos dem som nås av beskedet.

– Tala om att ni behöver samla personalen och att det kommer att komma ett informationsmöte och en minnesstund i ett senare skede, tipsar Katarina Tingström.

Den avlidnes anhöriga ska naturligtvis också underrättas så snart som möjligt, men det är i första hand polisens sak.

Följ med polisen

När ett dödsfall konstaterats inleder polisen en dödsfallsutredning om vad som har hänt. Rör det sig om en olycka, sjukdom, mord eller en arbetsplatsolycka? En förundersökning inleds som på sikt ska avgöra om det finns någon misstanke om brott, till exempel för att det skett en arbetsplatsolycka som någon inom företaget kan hållas ansvarig för.

Polisen åker hem till den avlidnes anhöriga och lämnar dödsbudet. Enligt Katarina Tingström uppskattar de anhöriga ofta att du som chef, eller någon annan person från företaget, följer med polisen för att lämna beskedet.

– Det visar på en dignitet för dödsfallet och att personen var så viktig i företagets värld att till och med chefen följde med. Det ger en viktig signal till de anhöriga.

Katarina Tingström påminner om att alla inte reagerar direkt med sorg när de nås av ett dödsbesked. Alla reaktioner är naturliga i en onormal situation och du kan få vara beredd på att möta både chock, ilska och förtvivlan. Men det är bra att så tidigt som möjligt upprätta en bra kontakt, speciellt om det skett en arbetsplatsolycka.

– När man är chockad som anhörig är inte det första man tänker: Har arbetsgivaren gjort fel? Genom att sätta sig i dialog tidigt kan man minimera riskerna för dålig kommunikation.

Arbetsgivare som inte skickar kondoleanser eller blommor, kanske för att de känner sig osäkra på hur de ska agera, skickar signalen att medarbetaren inte varit uppskattad.

– Jag vet arbetsgivare som inte kontaktat anhöriga. Då kan de bli arga för tystnaden och tänka att personen inte var värd någonting fast de slet ett helt liv. När många känslor vill ut är det lätt att projicera ilska på arbetsgivaren, säger Katarina Tingström.

Skriv loggbok

Ett tips är att börja skriva loggbok över alla beslut du tar och över allt som händer och alla du delegerar uppgifter till. Det kan vara skönt att ha anteckningarna sparade om du i ett senare skede blir självkritisk eller får intern eller extern kritik för hur dödsfallet hanterats inom organisationen.

Medarbetarna förväntar sig någon form av minnesstund för att kunna förhålla sig till att de förlorat en arbetskollega. Det behöver inte vara så mycket mer än kaffe och fika, att tända ljus och att hålla en tyst minut. Minnesstunden är till för de som är kvar, och har inte någon religiös innebörd.

– En minnesstund ger oerhört mycket förtroende tillbaka till ledningsgruppen. Det visar för de anställda att ”här dör man inte bara och försvinner”. Det skapar trygghet.

Katarina Tingström menar att organisationer bör ha policys kring hur man ska agera när någon på arbetsplatsen dör eller när en anhörig går bort. Viktigt att tänka på är att det ska vara lika för alla.

– Vill man undergräva sitt förtroende är det effektivt att behandla medarbetare olika, så att någon får väldigt mycket insatser och någon inga alls. Jobba med en plan där ni vet att ”det här kan vi göra för alla” och behandla alla lika.

Om du mår dåligt

Kanske har du själv sorg och har jobbat nära den avlidne, då är det viktigt att delegera så att du inte står själv med alla praktiska uppgifter. Bland annat finns en mängd personaladministrativa uppgifter att sköta och de anhöriga behöver få information om slutlön och försäkringar. Begravningsbyrån Fonus rekommenderar till exempel att arbetsplatsen skickar med ett personligt följebrev med dessa handlingar, och att det är bra om brevet kan undertecknas av den som haft mest kontakt med de anhöriga med anledning av dödsfallet.

Om du mår dåligt är det viktigt att söka stöd hos någon annan chef eller en person som du har förtroende för.

– Man behöver inte vara Stål-Tarsan. Man ska se till att man får egen avlastning, särskilt om många medarbetare varit inblandade i en olycka och om media legat på. Samla goda medarbetare runt dig som kan hjälpa till eller hitta någon utanför arbetsplatsen som kan vara ett bollplank.

Lyssna på intern kritik

Om det uppstår intern kritik är det viktigt att du lyssnar på det som sägs. Kritik kan vara ett sätt att uttrycka sorg och förtvivlan, men den kan också vara befogad och kräva att åtgärder tas för att undvika att en liknande olycka sker igen.

– Jobba med systematisk arbetsmiljöarbete och undersök om arbetssituationen är anledning till att olyckan uppstod. Utvärdera och jobba med förändringar, säger Katarina Tingström.

Hon menar att det vanligaste är att arbetsgrupper snabbt kommer in i normal produktionstakt igen, men att det finns exempel på organisationer där dödsfallet orsakar konflikter.

– Försök förstå varför gruppen inte vill gå vidare och försök ha en dialog. Det kan ha funnits förhistorer som medarbetarna tycker har lett till att dödsfallet inträffade. Då kan medarbetarna behöva få prata med någon utomstående om det och få hjälp att framföra sina tankar till ledningen.

Följ upp

Även om den första tidens chock har lagt sig är det bra att be mellancheferna hålla ett extra öga på medarbetarna några månader framöver för att kunna snappa upp när någon verkar må dåligt. Speciellt de med missbruksproblem kan behöva extra stöd att inte hantera förlusten av en kollega som en utlösare för att falla tillbaka i ett beroende.

Cirka tre månader efter dödsfallet kan det också vara läge att utvärdera sig själv som chef. Vad gjorde du och vad gjorde du inte? Hur ska du agera om ett dödsfall händer igen eller om någons nära anhörig dör? För att komma vidare kan du be HR-avdelningen om hjälp om en sådan finns, eller använda ett externt bollplank för att reflektera.

Du bör också vara beredd på att polisens förundersökning, som vanligtvis dröjer ett bra tag, kan ha resulterat i ett åtal mot en eller flera personer. Till exempel om dödsfallet berott på en arbetsplatsolycka där säkerheten i arbetsmiljön brustit.

Bered dig själv och organisationen på att förundersökningar som lämnats till Tingsrätten är offentliga handlingar som media kanske vill skriva om. Se därför till att det finns bra stöd i organisationen för att stötta den chef som varit arbetsmiljöansvarig och samla stöd runt dig om det är du som står åtalad.