8 hinder för produktivitet på arbetsplatsen – och hur du kan ta bort dem

Den Los Altos-baserade HR-konsulten KBI har i en artikel sammanställt information från flera tunga källor, som tillsammans ringar in några primära arbetsplatshinder för produktivitet, och dessutom ger förslag på lämpliga åtgärder.

Ineffektiv kommunikation

För att kunna uppnå sina mål och slutföra sina tilldelade roller behöver anställda kunna kommunicera fritt med sina kollegor. De förlitar sig på feedback och riktning från sina kan anställda få svårt att lista ut vilka uppgifter och mål som ska prioriteras.

När anställda inte vet vad de ska göra eller vem de ska be om hjälp kan de falla in i negativa mönster, minska sina ansträngningar och klaga för kollegor. Värdefull arbetstid kan gå åt för att söka efter ett svar på en fråga eller ett problem.

Vad du kan göra: Chefer bör ge klara instruktioner och feedback för att undvika missförstånd och negativa arbetsmönster. De bör inte anta att anställda redan känner till deadline och mål för varje uppdrag.

Inför rutiner för chefer om hur de bäst kommunicerar till medarbetarna beroende på situationen. Till exempel: ett komplicerat ämne förklaras vid ett personligt möte eller telefonsamtal, inte genom ett e-postmeddelande eller gruppchatt. Uppföljning och incheckning bör vara en regelbunden punkt på chefernas att-göra-lista. Information och kunskap bör delas fritt mellan avdelningar, genom till exempel interna kommunikationskanaler, tvärfunktionella team eller andra nätverksinitiativ.

För lite erkännande och belöningar

Regelbundet erkännande och belöningar för hårt arbete höjer motivationen och uppskattningen bland anställda. Saknas detta kan medarbetarna uppleva att deras ansträngningar inte uppskattas. Det kan också ge sken av en kultur där endast chefer får beröm för sina prestationer.

Problemet kan bli särskilt märkbart i dåliga tider, när många medarbetare kan ta på sig extrajobb för att stötta arbetsgivaren, och känna mer stress både privat och på jobbet. Upplever de att deras bidrag inte spelar någon roll kan motivationen bli lidande.

Vad du kan göra: Bygg ett program för erkännande kollegor emellan, där anställda regelbundet kan nominera sina medarbetare för erkännande. Mindre formella åtgärder kan vara att uppmuntra chefer att regelbundet berömma enskilda medarbetare för ett väl utfört jobb. Det kan till exempel vara ett enkelt mejl för att tacka en anställd som har tagit extra ansvar när en kollega har var sjuk.

Bristande medarbetarengagemang

Anställda som inte är engagerade i sitt arbete kan ha svårt med produktiviteten. Enligt en Gallupundersökning från 2016 har företag med engagerade team märkbart lägre personalomsättning och dessutom 17 procent högre produktivitet och 21 procent högre lönsamhet.

Oengagerade medarbetare riskerar att bli ”quiet quitters” som enbart presterar på en grundläggande nivå, och drar sig undan sociala aktiviteter.

Vad du kan göra: Anställdas engagemang förbättras när anställda dagligen upplever positiva relationer med sina direkta överordnade eller chefer, enligt den ansedda medlemsorganisationen Society of Human Resources Management (SHRM). Även om många faktorer kan påverka anställdas engagemang – bland annat kan det ju helt enkelt vara en felrekrytering– är det avgörande för chefer att vårda relationen till medarbetarna, checka in för direktrapporter varje dag, kommunicera företagsvärden och förväntningar och så vidare.

För många och ineffektiva möten

Även om de flesta företag avser att möten ska vara produktiva, kan de bli ett hinder för produktivitet på arbetsplatsen. Två problem är när de tar för lång tid eller innehåller ämnen som inte är relevanta för mötesdeltagarnas arbetsuppgifter. Följden blir att mötena fungerar som distraktionsmoment som hindrar medarbetarna från att fokusera på sina ansvarsområden och mål.

Vad du kan göra: Möten bör vara effektiva, fokuserade och välorganiserade för att inte distrahera anställda från deras arbete. Före mötet bör deltagarna ha informerats om vad som kommer att diskuteras, vilket låter dem förbereda sig. Utse en möteshållare som styr tillbaka mötet på rätt spår om det börjar avvika från ämnet. Om möjligt, håll möten korta och fokuserade på ett specifikt syfte.

”Multitasking”

När du söker efter högkvalitativa anställda vill du kanske ha personer som klarar att ”hålla många bollar i luften”. Men bland psykologer är kunskapen utbredd om att parallellarbete, eller multitasking, faktiskt kan ha en negativ effekt på anställdas totala produktivitet. När hjärnan måste byta uppgifter gång på gång uppstår en fördröjningstid, eftersom personen måste omdirigera sitt fokus. Även obetydliga mejl och sms blir distraktioner som orsakar ställtid och skapar mental trötthet.

Vad du kan göra: Anställda behöver möjlighet att arbeta på meningsfulla projekt utan ständiga distraktioner. Ta upp farorna med multitasking, och uppmuntra dem till schemalagda tidsblock vikta för högprioriterade projekt när man även undviker att kontrollera sin e-post.

En prestationsbaserad kultur (performance management)

”Performance management” eller prestationsledning, att bygga en prestationsbaserad kultur, är att ha processer för att kontinuerligt följa upp, utvärdera och utveckla anställdas arbetsprestationer. Det är viktigt för att uppnå organisationens mål, men alla chefer och organisationer lyckas inte med detta. Om man checkar in och bedömer prestationen sällan kan anställda få kämpa med problem länge innan någon faktiskt märker det. Men om medarbetarna inte förstår sina roller och ansvar, eller hur deras insatser passar in i företagsbilden, kommer deras produktivitet att lida.

Vad du kan göra: Planera möten mellan chefer och medarbetare för regelbundna incheckningar. I bästa fall ska feedback ges på stående fot, men om det inte är möjligt är det bra att schemalägga incheckningar på en vecko- eller tvåveckorsbasis. Genom att chefen tar reda på vad som går bra, vad som inte gör det och vilka slags hinder medarbetaren står inför så kan de tillsammans hitta lösningar.

Regelbundna individuella möten kan också visa på problem som inte nödvändigtvis är relaterade till arbete men ändå hindrar produktiviteten. Om en medarbetare har personliga problem så kan det exempelvis vara just regelbundna incheckningar som gör det möjligt för en chef att upptäcka detta.

Bristande introduktion

Fick dina anställda rätt utbildning i början av sin onboardingsprocess? Om de inte känner sig bekväma med tekniken eller verktygen de använder för sitt jobb kan de göra frekventa fel. Eller så distraherar de andra medarbetare genom att ständigt fråga och be om hjälp, vilket leder till en ond produktivitetscirkel.

Vad du kan göra: Se över ditt system för introduktion och utbildning för nya anställda. Det kan finnas vissa områden där nya anställda skulle ha nytta av grundligare utbildning. Och om du märker att vissa anställda fortfarande har problem med vissa områden, håll regelbundna utbildningsuppdateringar för att hjälpa dem komma ikapp.

Medarbetarna behöver känna sig bekväma med att tala med en chef om att de upplever svårigheter. I ett sådant klimat kommer de sannolikt att lösa problem snabbare.

Att inte hämta in medarbetarfeedback

När medarbetare inte känner att de har en röst kan de kämpa med problem i tystnad, vilket kan drabba produktiviteten negativt. Ett annat problem är när organisationer gör medarbetarundersökningar men sedan inte implementerar resultaten. Det leda till att medarbetare avstår från att tala ut i framtida undersökningar.

Vad du kan göra: Be om feedback, antingen genom anonyma enkäter eller i individuella samtal, om viktiga frågor där ditt företag vill förbättras. Det kan gälla bristande medarbetarengagemang, chefsproblem eller andra områden. När du har fått feedback, vidta åtgärder för att förbättra de områden som hindrar anställda från att prestera sitt bästa.

Om du bestämmer dig för att mäta deras känslor så gör det till en regelbunden övning, till exempel en gång i kvartalet. Med tiden kan du få en bättre uppfattning om vilka områden som förbättras och vilka som fortfarande kräver arbete.