7 steg för en bättre ledningsgrupp

Ledningsgruppen Om man vill arbeta effektiv i sin ledningsgrupp och ta ett kliv framåt kan användningen av en standard förbättra gruppklimatet och kvaliteten i besluten. Här finns sju steg.

7 steg för en bättre ledningsgrupp
En fungerande ledningsgrupp kan åstadkomma stordåd. Foto: Stock adobe.

SIS, som ger ut en rad standarder, bland annat ISO-familjen, arbetar nu med att ta fram världens första specifika standard för effektivt ledningsgruppsarbete. Det finns sedan 2019 en vägledning WA3 som ska bli till en fullvärdig standard. Ulric Rudebeck, som har mer än 40 års erfarenhet från hundratals olika ledningsgrupper, i tusentals möten, sitter i deras tekniska kommitté för det arbetet.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

– Vi räknar med att komma ut med en remiss nu i höst och ha en fullständig standard under hösten 2023, berättar han.

Ulric Rudebeck konstaterar att standard är ett sätt att göra saker bra, på ett bra sätt och att göra det hela tiden.
Ulric Rudebeck konstaterar att standard är ett sätt att göra saker bra, på ett bra sätt och att göra det hela tiden. Ulric Rudebeck konstaterar att standard är ett sätt att göra saker bra, på ett bra sätt och att göra det hela tiden.

Ulric Rudebeck konstaterar att standard är ett sätt att göra saker bra, på ett bra sätt och att göra det hela tiden.

– Genom att rensa det rutinmässiga från ditt tänkande, fokusera rätt och ge en ram för diskussionen, skapar standard det nödvändiga kreativa för utrymmet för era samtal. Det ni tillsammans gör bäst, det vill säga löser era utmaningar, blir både fokuserat och roligare, säger han.

Arbetar efter en struktur

Att arbeta med en standard innebär att jobba efter en struktur. Man följer ett upplägg. Det finns en eller flera grundantaganden.

– Det är styrkan i ett sådant arbetssätt. Man kan naturligtvis välja att i arbetet bortse från strukturen men då förlorar man stödet i vägledning i motsvarande grad.

En standard, speciellt om man har en kravstandard beskriver ”vad”. Den beskriver vad man ska göra för att uppfylla vissa specifika krav. Den säger mycket lite om hur man kommer dit, hur man tar sig till en proffsig ledningsgrupp.

Har allt på plats

Ulric Rudebeck skissar fram en ideal ledningsgrupp.

– Det är en grupp som har allt på plats och som ändå är sanslöst kreativ. Ett team som är jättefokuserad på verksamhetens resultat och där alla trivs i gruppen. Man hanterar konflikter och löser dem för helhetens bästa, samtidigt som det finns utrymme för individerna.

Den ideala ledningsgruppens arbete ingår sömlöst i verksamhetens styrsystem, utan att hierarkierna ställer hinder i vägen för nytänkande.

– Ett gränsöverskridande arbete med ett i dess bästa bemärkelse agilt ledarskap. Bred erfarenhet visar att med små medel och utan långa ställtider går det att höja effektiviteten markant i ledningsgruppen.

7 enkla steg

Ulric Rudebeck och hans företag Urvision har tagit fram sju enkla steg som hjälper ledningsgruppen att bli samstämda och jobba mot samma mål. De sju stegen syftar till att få ledningsgruppen att förstå sitt specifika uppdrag, sin prestation, men även få gruppen att sätta gemensamma spelregler. Han menar att stegen ska ses som en självklar standard i ledningsgruppens arbete.

– Se på dessa sju steg som en standard där ni, precis som vid en ISO-certifiering, behöver följa strukturen för att få behålla er certifiering. Strukturen är ett sätt att skapa maximalt utrymme för den goda dialogen så att ledningsgruppen kan ta sig an komplexa frågor.

Det är chefen för ledningsgruppen som är ansvarig för att leda arbetet med de sju stegen som Ulric Rudebeck presenterar i sin nya bok ”Glädjeskutt i ledningsgruppen”.

– Chefen behöver ta beslut om vilken typ av ledningsgrupp hen vill ha, utifrån sina egna och ledningens behov, säger Ulric Rudebeck.

En god gruppdynamik

Han betonar att en ledningsgrupp behöver ha en god gruppdynamik, ett tydligt syfte och kunna genomföra de beslut som tas.

– Men undersökningar visar att i många ledningsgrupper så genomförs så lågt som 25 procent av de strategiska beslut som tagits. Mätning och ett systematiskt ledningsarbete, är framgångsfaktorerna som gör skillnad och man skulle ganska enkelt kunna komma upp i minst 50 procent, säger Ulric Rudebeck.

Han konstaterar att ett misstag som de flesta ledningsgrupper begår, är att inte prata med gruppen om vem som sitter i gruppen och varför.

– Där finns ett hål i gruppens förtroendekapital, som skapar problem med dynamiken.

Behöver ha en samsyn

Ulric Rudebeck menar att genom att ha en tydlig bild av respektive persons roll, så går det att undvika att det skapas skeva föreställningar kring rollerna i ledningsgruppen och i stället skapa tillit. Det är även ett sätt att hjälpa vd:n att göra det tydligt för sig själv, vad hen önskar av varje person i ledningsgruppen.

– Ledningsgruppen måste ha en samsyn kring uppdraget, så att det är tydligt vilket uppdrag gruppen har. Här behöver vd ta beslut om vilken typ av ledningsgrupp hen önskar.

Utöver att skapa ett starkt team, så behövs det enligt Ulric Rudebeck mätning för att säkerställa att gruppen når de uppsatta målen. Ledningsgruppens resultat är beroende av medlemmarnas kompetens och förmåga – att varje person kan sitt område.

Kollar läget kontinuerligt

Ulric Rudebeck menar att man som vd behöver fråga sig om varje chef i ledningsgruppen är kompetent nog att verkställa de beslut som fattas. Om chefen inte fungerar i ledningsgruppen finns det anledning att tro att den inte fungerar i sin chefsposition heller.

– Som vd behöver man hela tiden titta på vilket resultat man uppnår av de beslut som fattas i ledningsgruppen.

Att mäta ledningsgruppens resultat är ett sätt att få syn på gruppens prestation. Det går att göra både genom att mäta gruppens prestation under möte, men även genomförandet av de beslut som fattas.

– Då blir det snabbt tydligt hur gruppens arbete fungerar, både i och utanför mötesrummet, säger Ulric Rudebeck.

Han konstaterar att ett proffslag alltid kollar läget kontinuerligt. Det är bra att börja med att skaffa sig ett nuläge.

– Hur mår vi? Här kommer gruppens hälsotillstånd in. Vad ska vi ta fatt i? Var ska vi börja? Vad går bra som vi bara behöver vårda och sköta, avslutar Ulric Rudebeck.

Fakta

Dessa sju steg hjälper enligt Ulric Rudebeck företag att sätta en standard:

  1. Praktiska frågor
    Vilka tider träffas ledningsgruppen, vad händer om någon är sjuk, hur inleds och avslutas möten, hur skapas tid för både operativa och strategiska möten?
  2. Spelregler
    Forma kulturen inom ledningsgruppen. Hur pratar medlemmarna till varandra, hur respekteras olikheter och hur skapas en kultur där medlemmarna vågar vara ärliga? Lägg tid på detta steg och återkom när det behövs.
  3. Uppdraget
    Vad är ledningsgruppens uppdrag och vad betyder det praktiskt för gruppen? Är det gruppens ansvar att vara operativa eller rådgivande?
  4. Vilken roll har ledningsgruppen? Arbetar ledningsgruppen strategiskt eller operativt? Är gruppen problemlösande eller mer policyskapande? Vem har ansvar för att ta beslut, finns det utrymme för stöttning av enskilda medlemmar eller arbetar gruppen endast med gemensamma frågor?
  5. Verkställighetsansvar
    Hur ser ansvarsfördelningen ut i ledningsgruppen? Är respektive medlem ansvarig för att verkställa ledningsgruppens beslut gällande sitt område eller är det chefens ansvar att initiera beslut?
  6. Hitta gruppens effektivitetsmått
    Vilket är gruppens effektivitetsmått? Bestäm vilka faktorer som ledningsgruppen ska mätas på. Det kan vara hur effektiv gruppen är på möten, om gruppen fungerar som ett team och om gruppen för verksamheten framåt?
  7. Hur mäter gruppen
    Hur mäter gruppen sitt arbete? Bestäm hur utvärdering inkluderas i arbetet och hur ofta det ska ske. Inkludera även tid för uppföljning, förbättringar och diskussion kring resultatet.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.