Att ägare, styrelse och vd har samma långsiktiga mål i sikte är grundstommen för ett företags verksamhet samt att dessa mål bryts ner till mål på kortare sikt och att det säkerställs att de hänger ihop hela vägen. Ett tydligt ägardirektiv är enligt Monika Lindberg, affärsrådgivare och auktoriserad redovisningskonsult vid Grant Thornton, A och O för att kunna skapa en bra styrningsmodell för styrelse och ledning.
5 tips för rätt rapportering i företag
Rapportering
Med rätt rapportering och styrning finns goda förutsättningar för att värdet på ett bolag ökar. Men då gäller det att ägare, styrelse och vd arbetar mot samma målbild och är överens om mätetal för verksamheten.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
- Strategiska artiklar med tips och analyser.
- 6 fullmatade magasin årligen.
- Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
- 100 procents fokus på vd-rollen.
– Ordningen är: äga, styra, leda. En avgörande framgångsfaktor är att ägarna sätter upp mål via ägardirektivet. Exempelvis vad bolaget ska och inte ska göra, hur stort bolaget ska bli och vilken avkastning ägarna förväntar sig, säger Monika Lindberg.
När målen är satta börjar jobbet med att följa upp att verksamheten går mot uppsatta mål och för det krävs att man utarbetar ett antal mätetal kopplade till målen.
– Man brukar tala om fem finansiella nyckeltal; tillväxt, bruttovinst, soliditet, kassalikvidet och avkastning. Utifrån ägardirektivet finns det säkert fler områden som behöver sina mätetal eller nyckeltal, exempelvis runt personal, kvalitet, miljö och hållbarhet. När nyckeltalen når ledningen behöver de brytas ned i nya nyckeltal som omvandlas till aktiviteter.
Nedbrytningen kan då exempelvis handla om hur många säljsamtal behöver man ringa för att uppnå målet? Vilken typ av kunder behöver företaget?
– Alla i företaget måste gå åt samma håll, och detta sker genom tydliga aktiviteter kopplade till målen, presentation av utfall av aktiviteter kopplade till målen och detta anpassat till respektive funktion och mottagare i verksamheten.
Eftersatt rapportering
Monika Lindberg konstaterar att rapporteringen i företag ofta är eftersatt.
– Ett vanligt fel är exempelvis att ledningsgruppen och styrelsen får ta del av samma rapporter även om de har olika uppgifter i företaget. Ledningsgruppen behöver mer detaljerad information medan styrelsen önskar annan och kanske mer övergripande information enligt styrelsens fastställda rapportinstruktion.
Hon har sett att det inte är ovanligt att det hos styrelseledamöter finns dålig kunskap när det gäller att utvärdera ekonomiska nyckeltal. Om så är fallet kan det vara bra med en liten ekonomisk grundkurs.
När det gäller nyckeltalen ska de vara relevanta och mäta mot målen för att de ska kunna ge rätt information.
– Det handlar om att bolagen ska kunna styras åt rätt håll. Det är också viktigt att företaget väljer ut ett antal basnyckeltal som de följer genom alla år. Här kan ägarna utläsa trender. Det är viktigt att styra bolagets ekonomi i stället för att styras av den, säger Monika Lindberg.
Hon betonar vikten av att inte välja flera nyckeltal som mäter samma sak.
– Om man inte själv kan definiera eller identifiera vilka nyckeltal som bäst möter måluppfyllelsen kan man prata med sin ekonomifunktion, sin redovisningsbyrå, rådgivare eller revisor, tipsar Monika Lindberg.
Satsa på bra verktyg
När det gäller verktyg som ska användas för produktionen av rapporterna tycker Monika Lindberg att man ska satsa på riktigt bra sådana.
– Att göra kvartalsrapporten i Excel är ingen höjdare och kräver ofta manuellt jobb som tar tid från andra viktiga saker, särskilt om bolaget arbetar med dynamiska rapporter som förändras över tid
Dessutom är rapporterna ofta fördröjda vilket gör dem inaktuella.
Att bra ordning och reda i företaget ökar lönsamheten visar sig enligt henne bland annat hos de företag som flera år i rad utses till DI Gaseller.
– Generellt sett är de lysande exempel på att bra rapportering och stenkoll på läget ökar lönsamheten hos ett företag, avslutar Monika Lindberg.
Fakta
5 tips på hur man lägger upp en bra rapportering i ett företag
- Verksamheten ihop med ekonomifunktionen arbetar fram användbara rapporter och nyckeltal.
- Implementera processer och rutiner som ger förutsättningar för bolaget att få kvalitetssäkrade och snabba rapporter.
- Sätt upp mål, exempelvis via budget, affärsplan som sedan löpande följs upp av mätbara aktiviteter och nyckeltal.
- Utifrån långsiktiga mål, sätts kortsiktiga delmål.
- Tveka inte att förändra befintlig rapportering om rapporteringen inte hjälper vd, styrelse och ledning att nå uppsatta mål.