5 principer som skapar flyt

Så här börjar Nina Modigs bok om logistik, ”Bättre logistik helt enkelt”, det vill säga med en beskrivning av ett härligt flyt både på jobbet och hemma.

– När logistiken fungerar funderar vi inte på vad som krävs för att detta flyt ska uppstå. Det märks inte. Om någonting går fel i ett flöde är det däremot uppenbart direkt, säger hon.

Nina Modig är civilingenjören, coachen och logistikforskaren som efter doktorsexamen blivit konsult inom logistikutveckling. Det är ett ämne som berör många – även om inte alla är medvetna om det. Både på jobbet och privat ägnar vi oss hela tiden åt logistik.

– Problemet är ofta att vi lägger tid och pengar på sådant som inte löser problemet, eftersom vi inte först har funderat ordentligt på vad problemet egentligen är.

Om det är trångt hemma kanske vi bygger ut huset, fast det som egentligen skulle behövas är att använda den befintliga ytan smartare.

– Den som tränar upp sig på att se sina flöden hemma kan även bli bättre på att se dem på jobbet och tvärtom, säger Nina Modig.

Logistik är att maximera livet

Hennes bok är full av vardagsexempel, inte minst från privatlivet.

– Många ser livrädda ut när jag börjar prata om logistik. De ser excelark framför sig och tänker direkt på traditionella tillämpningar inom industrin. Det händer också att människor säger till mig att de börjat läsa en bok om logistik men fastnar på sidan tre, där det börjar pratas om lageroptimering. Logistik handlar absolut om excelark, industriproduktion och lageroptimering, men inte bara det.

Nina Modig vill visa att logistik inte behöver vara någonting konstigt.

– En del av bakgrunden till att jag ville skriva boken är att jag vill visa att alla berörs av logistik, både i arbetslivet och privat, och att vi med enkla logistikverktyg kan få en skönare tillvaro.

Hon föreslår logistiktänkande som ett sätt att få mer tid för det man vill fortsätta att göra och undvika att fastna där man inte vill vara.

– Köer är ett typiskt exempel. Om det uppstår köer finns det en flaskhals som stör flödet. Ingen vill lägga tid på att köa. En kö är en signal om en logistisk utmaning.

Fiestamodell ger vägledning

Det gäller också att ha rätt perspektiv. Nina Modig beskriver en situation från specialistsjukvården.

– De är skickliga på att utveckla sin egen vårdverksamhet för att ge sina patienter korrekta svar och en bra vård. Men samtidigt kan en orolig patient behöva vänta flera dagar extra för att remisser och provsvar skickas med vanlig post, vilket ger en fördröjning av hela processen på flera dagar. Där finns alternativ. Patienten kanske kan få en tid för återbesök redan vid sitt första besök. Då minskar ledtiden, patienten kan ställa följdfrågor på en gång och känner sig tryggare. Med mindre oro krävs färre telefonsamtal till vården. Flera fördelar uppnås samtidigt.

Nina Modig har sammanställt principer för förbättrad logistik i en modell som hon kallar FIESTA-modellen; Fokusera, Identifiera, Eliminera, Separera, Titta på andra och Addera.

– Modellen är en samling av mina bästa hits inom logistik och verksamhetsutveckling.

Fokusera och analysera ditt nuläge

Bokstaven F står för att fokusera, att välja ett område där det är viktigt att få bättre flyt.

– Avgränsa det ordentligt. Då blir det lättare att analysera situationen, sätta mål och uppnå förbättringar. Det allra viktigaste är att välja ett område där du faktiskt kan påverka flödena på något sätt, eller förändra situationen genom ditt eget agerande. Då blir processen hanterbar, säger Nina Modig.

Identifiera sedan var insatser har störst potential. Vilka användare och flöden finns i ditt fokusområde? Vilka resurser används av många? Vilka flöden kräver samverkan, och var finns det långsamma flöden.

– Med små medel kan du ofta åstadkomma stora förbättringar i miljöer där logistiken inte varit i fokus, säger Nina Modig.

Hon konstaterar att överlämningar mellan olika enheter i företag eller mellan familjemedlemmar hemma kan vara en svag punkt.

– I växlingszonen där stafettpinnarna ska lämnas över finns det stor risk att löparna har olika bilder av hur överlämningen bäst sker.

Med full koll på fokusering och identifiering är det dags för nästa del av själva arbetet, att förbättra logistiken.

Ta bort onödiga flöden

– Elimineringen är ett central steg. Ta bort de flöden som inte behöver finnas där alls, och förenkla flöden genom att till exempel införa färre alternativ. Ett historiskt exempel är ju Henry Ford och hans svarta T-Ford.

S i Fiestamodellen står för att separera flöden när det gäller tid och plats så att de stör varandra mindre.

– Det går att påverka sina egna flöden, till exempel att fundera på om du har möjligheten att åka till jobbet kl 7.00 eller 9.30 för att undvika rusningstrafiken.

Bra är också att titta på andra, att ägna sig åt klassisk benchmarking.

– Om du brukar fastna i hallen hemma på morgonen för att det inte går att hitta barnens vantar, fråga grannen eller en kompis som verkar ha koll på läget hur de gör för att inte ha det så rörigt.

Ibland finns dock lägen där det inte går att eliminera, separera, tidsstyra och så vidare.

– Då är lösningen att addera, att inse att det krävs mer resurser. Genom att ha gått igenom alla de tidigare stegen noga vet du att investeringarna sker på rätt ställe och kommer att ge de resultat du vill, säger Nina Modig.