Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

5 principer som skapar flyt

Självledarskap Vad är egentligen problemet? Det är den viktigaste frågan att besvara för att kunna skapa bra flyt, både på jobbet och privat. Allt, eller i alla fall väldigt mycket, handlar om logistik i våra liv, enligt Nina Modig. Hon har tagit fram en uppsättning verktyg för bättre logistik.

5 principer som skapar flyt
Nina Modig har tagit fram en uppsättning verktyg för bättre personlig logistik.

”Du lyckas genskjuta din chef vid kaffemaskinen och få hen att godkänna ditt projektförslag som du, helt enligt plan, putsat på under morgonen. Dina möten slutar på angiven tid under dagen och när arbetet är klart hinner du i lugn takt strosa till stationen där du köper en kopp av ditt favorit-te innan tåget avgår i exakt rätt tid. Väl hemma möts du av ljuvliga matdofter och glada miner. Du får en känsla av att livet ler mot dig och att allt är bra.”

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
VD-tidningen premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Strategiska artiklar med tips och analyser.
  • 6 fullmatade magasin årligen.
  • Tillgång till premiumnyheter på vdtidningen.se.
  • 100 procents fokus på vd-rollen.
Redan prenumerant?

Så här börjar Nina Modigs bok om logistik, ”Bättre logistik helt enkelt”, det vill säga med en beskrivning av ett härligt flyt både på jobbet och hemma.

– När logistiken fungerar funderar vi inte på vad som krävs för att detta flyt ska uppstå. Det märks inte. Om någonting går fel i ett flöde är det däremot uppenbart direkt, säger hon.

Nina Modig är civilingenjören, coachen och logistikforskaren som efter doktorsexamen blivit konsult inom logistikutveckling. Det är ett ämne som berör många – även om inte alla är medvetna om det. Både på jobbet och privat ägnar vi oss hela tiden åt logistik.

– Problemet är ofta att vi lägger tid och pengar på sådant som inte löser problemet, eftersom vi inte först har funderat ordentligt på vad problemet egentligen är.

Om det är trångt hemma kanske vi bygger ut huset, fast det som egentligen skulle behövas är att använda den befintliga ytan smartare.

– Den som tränar upp sig på att se sina flöden hemma kan även bli bättre på att se dem på jobbet och tvärtom, säger Nina Modig.

Logistik är att maximera livet

Hennes bok är full av vardagsexempel, inte minst från privatlivet.

– Många ser livrädda ut när jag börjar prata om logistik. De ser excelark framför sig och tänker direkt på traditionella tillämpningar inom industrin. Det händer också att människor säger till mig att de börjat läsa en bok om logistik men fastnar på sidan tre, där det börjar pratas om lageroptimering. Logistik handlar absolut om excelark, industriproduktion och lageroptimering, men inte bara det.

Nina Modig vill visa att logistik inte behöver vara någonting konstigt.

– En del av bakgrunden till att jag ville skriva boken är att jag vill visa att alla berörs av logistik, både i arbetslivet och privat, och att vi med enkla logistikverktyg kan få en skönare tillvaro.

Hon föreslår logistiktänkande som ett sätt att få mer tid för det man vill fortsätta att göra och undvika att fastna där man inte vill vara.

– Köer är ett typiskt exempel. Om det uppstår köer finns det en flaskhals som stör flödet. Ingen vill lägga tid på att köa. En kö är en signal om en logistisk utmaning.

Fiestamodell ger vägledning

Det gäller också att ha rätt perspektiv. Nina Modig beskriver en situation från specialistsjukvården.

– De är skickliga på att utveckla sin egen vårdverksamhet för att ge sina patienter korrekta svar och en bra vård. Men samtidigt kan en orolig patient behöva vänta flera dagar extra för att remisser och provsvar skickas med vanlig post, vilket ger en fördröjning av hela processen på flera dagar. Där finns alternativ. Patienten kanske kan få en tid för återbesök redan vid sitt första besök. Då minskar ledtiden, patienten kan ställa följdfrågor på en gång och känner sig tryggare. Med mindre oro krävs färre telefonsamtal till vården. Flera fördelar uppnås samtidigt.

Nina Modig har sammanställt principer för förbättrad logistik i en modell som hon kallar FIESTA-modellen; Fokusera, Identifiera, Eliminera, Separera, Titta på andra och Addera.

– Modellen är en samling av mina bästa hits inom logistik och verksamhetsutveckling.

Fokusera och analysera ditt nuläge

Bokstaven F står för att fokusera, att välja ett område där det är viktigt att få bättre flyt.

– Avgränsa det ordentligt. Då blir det lättare att analysera situationen, sätta mål och uppnå förbättringar. Det allra viktigaste är att välja ett område där du faktiskt kan påverka flödena på något sätt, eller förändra situationen genom ditt eget agerande. Då blir processen hanterbar, säger Nina Modig.

Identifiera sedan var insatser har störst potential. Vilka användare och flöden finns i ditt fokusområde? Vilka resurser används av många? Vilka flöden kräver samverkan, och var finns det långsamma flöden.

– Med små medel kan du ofta åstadkomma stora förbättringar i miljöer där logistiken inte varit i fokus, säger Nina Modig.

Fakta

Tecken på att flöden kan förbättras

  • Egentextade lappar och skyltar, eller självutnämnda ”poliser”
  • Köer
  • Högar med saker på fel ställe
  • Olyckor, vredesutbrott och irriterade användare

Hon konstaterar att överlämningar mellan olika enheter i företag eller mellan familjemedlemmar hemma kan vara en svag punkt.

– I växlingszonen där stafettpinnarna ska lämnas över finns det stor risk att löparna har olika bilder av hur överlämningen bäst sker.

Med full koll på fokusering och identifiering är det dags för nästa del av själva arbetet, att förbättra logistiken.

Ta bort onödiga flöden

– Elimineringen är ett central steg. Ta bort de flöden som inte behöver finnas där alls, och förenkla flöden genom att till exempel införa färre alternativ. Ett historiskt exempel är ju Henry Ford och hans svarta T-Ford.

S i Fiestamodellen står för att separera flöden när det gäller tid och plats så att de stör varandra mindre.

– Det går att påverka sina egna flöden, till exempel att fundera på om du har möjligheten att åka till jobbet kl 7.00 eller 9.30 för att undvika rusningstrafiken.

Bra är också att titta på andra, att ägna sig åt klassisk benchmarking.

– Om du brukar fastna i hallen hemma på morgonen för att det inte går att hitta barnens vantar, fråga grannen eller en kompis som verkar ha koll på läget hur de gör för att inte ha det så rörigt.

Ibland finns dock lägen där det inte går att eliminera, separera, tidsstyra och så vidare.

– Då är lösningen att addera, att inse att det krävs mer resurser. Genom att ha gått igenom alla de tidigare stegen noga vet du att investeringarna sker på rätt ställe och kommer att ge de resultat du vill, säger Nina Modig.

Fakta

Hitta logistiken

  • Ledtråd 1: Finns det några varor, tjänster eller personer som kan vara intressanta att förflytta?
  • Ledtråd 2: Kan du med hjälp av logistikens ”7 rätt” hitta något som kan gå fel? Det kan handla om att en vara, tjänst eller person dyker upp i fel kvantitet, fel skick, på fel plats, vid fel tidpunkt hos fel person eller till fel kostnad.
  • Ledtråd 3: Ser du några tecken på att det sker inköp, produktion eller distribution av varor och tjänster.
  • Ledtråd 4: Ser du några tecken på logistiska utvecklingsmöjligheter?

Fakta

6 steg till bättre flöden med Fiestamodellen

  1. Fokusera – Vilket är ditt fokusområde?
  2. Identifiera – Hur ser flödena ut och var finns de egentliga utmaningar som du vill ta tag i?
  3. Eliminera – Har du tagit bort alla onödiga flöden?
  4. Separera – Har du använt alla trix och knep du kan för att separera nödvändiga flöden i tid och rum?
  5. Titta på andra – Det går jättebra att låna idéer från andra. Vem och vad kan du inspireras av?
  6. Addera – Om inget annat har fungerat tillräckligt bra så investerar du i extra resurser som löser problemet.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Vd-tidningen sparar mina uppgifter.
VD-tidningen

Vd-tidningen Premium

För dig som har 100 procents fokus på vd-rollen.
Full tillgång till strategiska artiklar med tips och analyser.