nr-logo

Strategisk nytta för varje vd.

Styr upp dina möten och bygg en tydligare organisation

Möten som har blivit ett nödvändigt ont säger en hel del om organisationen. Genom att styra upp möteskulturen, påverkar du som vd också företagskulturen till det bättre.

Allt du gör som chef och ledare påverkar organisationskulturen. Möten är inget undantag. Se till att dina möten återspeglar den kultur ni vill ha i organisationen. Och tvärtom.

Börja med att börja i tid. Det låter för enkelt för att vara sant, men nio av tio möten börjar faktiskt inte på utsatt tid. När du som vd inte påbörjar ett möte i tid, skickar du en hel rad underförstådda meddelanden till dina medarbetare. Du säger bland annat att din tid är betydligt mer värdefull än dina medarbetares. Du säger också att det är ok att dina medarbetare sitter och väntar på betald arbetstid.

Det osagda styr

Du lyckas också genom att komma för sent signalera att scheman och tidsramar är flexibla, vilket kan få förödande konsekvenser om det snappas upp och sätter sig som en hörnsten i organisationskulturen.

Ha en tydlig agenda

Det andra rådet är lika gammalt som Moses stentavlor, men verkar ändå vara en stor utmaning i så gott som alla företag och organisationer: se till att ha en agenda. Att ha en agenda betyder inte att du i all hast rafsar ihop något i punktform och distribuerar det till mötesdeltagarna tio minuter innan det är dags att ses. Att ha en agenda betyder att du har ett specifikt syfte med mötet och även en uppfattning om vad det är du vill ha ut av själva mötet.

Enkla frågor

Ställ dig alltid några enkla frågor innan du kallar till ett möte: Vad vill du uppnå? Vilken information behöver mötesdeltagarna för att kunna delta på ett givande och konstruktivt sätt? Vilka personer behöver vara med på mötet? Vilka behöver inte vara med? Och sist men inte minst, frågan som avgör om du ska trycka på sändknappen eller inte: Är detta mötet verkligen nödvändigt?

Berätta och bekräfta

När du väl sitter på ditt nödvändiga och väl genomtänkta möte och har kommit i tid, finns det några tips till som hjälper dig att bygga en samarbetskultur. Storytelling är ett knep som inte bara fungerar externt, för att bygga ett starkt varumärke. Det är också något du kan använda internt, för att stärka samhörigheten och få medarbetarna att känna att de är en del av en företagskultur som de kan identifiera sig med.

Exemplifiera och berätta

Inled mötet med att lyfta fram och bekräfta något som du hört på senaste tiden och som du tycker är ett bra exempel på hur du vill att verksamheten ska jobba. ”Jag såg Lisa från HR och Lasse från ekonomiavdelningen lösa ett problem tillsammans igår, på ett jättebra sätt, det är verkligen bra när vi samarbetar över avdelningsgränserna…” Du kan också med fördel be mötesdeltagarn lyfta fram bra exempel ur sin vardag. När du berättar om och bekräftar positiva beteenden, börjar dina medarbetare leta efter dem. Du håller nu ett möte och bygger en verksamhetskultur på en och samma gång.

Delegera med tydlighet

Slutligen är det helt avgörande att du rundar av möten genom att lista vem som gör vad. Har du skött dina kort så här långt, bör du ha kommit en bit på väg med det du ville uppnå med mötet, men du har säkert också hela mötesbordet fullt av uppföljningar och saker som måste göras. Du kan inte anta att alla förstår vad som ska göras och vem som ska göra det, om du inte är mycket tydlig.

Var realistiskt och följ upp

Fråga gärna ”vad behöver göras och vem gör det?” Om det inte är uppenbart i gruppen, får du delegera. Tänk på att delegera till enskilda personer, inte till en grupp medarbetare. Tänk också på att sätta en realistisk stopptid, och en tydlig instruktion om exakt när och till vem en uppgift ska återkopplas. Stäm gärna av halvvägs, så att delegeringen inte har hamnat i ett dike och följ alltid upp det som har delegerats vid nästa möte.

Källa: Inc.com

Fler nyheter

Låt oss behålla mobilen på möten

Krönika

Ja! Vi inför förbud och kontroll, så får vi en innovativ och kreativ kultur. Hur ska jag som vuxen medarbetare känna att mina idéer är viktiga och att jag är en kompetent medarbetare om jag inte ens är betrodd att ha mobilen på ett möte? Ett arbetsverktyg, ofta tillhandahållet av företaget.

Inom tillverkningsbranschen vill allt fler vara sin egen chef

I en trendrapport som Lernia presenterar och som grundar sig på en undersökning om tillverkningsbranschens framtid visar det sig bland annat att de som arbetar inom den gärna vill vara sin egen chef.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Vd-tidningens nyhetsbrev är helt gratis. Anmäl dig här