Skapa effektiva möten där fler förstår mer

Många av oss känner nog igen det. Prat, prat och åter prat. Trots att det mesta som sagts under mötet varit rimligt lämnar deltagarna mötestillfället utan att särskilt mycket har förändrats.

Ibland tror vi att vi är överens – utan att vara det. Detta leder till missförstånd och omtag. Ibland tror vi att vi inte är överens, trots att det bara var några enstaka detaljer vi var oense om, vilket kan resultera i att projekt läggs på is helt i onödan.

Goda nyheter

Men här kommer de goda nyheterna: det går att skapa en bättre möteskultur, där relevanta frågor som vad, varför, hur, var, när och vilka får svar. Det behövs vare sig dataprogram, licenser eller dyra utbildningar för att komma igång. Det som krävs är att mötet förbereds noggrant, att mötet har ett tydligt fokus samt att deltagarna noterar sina bidrag till mötet. Mallar, bra verktyg och grafik är dessutom bra hjälp.

Möten behövs

I början av sommaren 2016 hävdades det att svenska företag varje år lägger 170 miljarder kronor på möten – och då räknades bara bara lönekostnaderna. Låt oss börja med att konstatera att möten är utmärkta för mycket – men dåliga för annat.

För den personliga kontakten, för att visa intresse och stimulera samtal som löser problem är möten snudd på oersättliga. Däremot är muntliga informationsintensiva dragningar sällan särskilt effektiva, till exempel för att beskriva en process eller en företeelse med många samtidiga och parallella faktorer.

– En ursäkt för att ha ett möte är inte sällan att kunskaper och erfarenheter måste överföras, något som ju är korrekt och en bra utgångspunkt. Men bara för att kunskaper kan överföras vid möten betyder det inte att möten är det bästa sättet för att överföra kunskaperna, säger Johan Lundell, författare, föreläsare som nominerats till Årets Innovatör på Näringslivsgalan Guldstänk för sin utveckling av innovativa visualiseringar.

Visualisering bjuder till delaktighet

Ett vanligt problem är att välja just möten som plats för kunskapsöverföring, trots att överföringen skulle kunna göras på andra sätt. De som arbetar med Lean vet hur många olika tekniker det finns för kunskapsöverföring på whiteboards. Då är informationen inte bara tillgänglig för alla – i realtid. Alla kan dessutom ändra och utveckla processerna eftersom de är visuellt lättillgängliga för alla, till skillnad från det flyktiga mötet med stolpiga protokoll. Att visualisera blir ett sätt att tydliggöra processer och hinder för alla mötesdeltagare, i realtid, för alla.

Läs mer om Johan Lundells tankar kring visualisering av mötesinformation i Vd-tidningen nummer 4, som kommer den 14 september.