Så skriver du tydliga styrdokument

Styrdokument låter tråkigt, men det är hur roligt som helst. Det säger Pia Gideon, styrelseproffs och ansvarig för högre ordförandeutbildning på Styrelseakademien. Hon har en bakgrund från olika chefspositioner inom Ericssonkoncernen och jobbar även som rådgivare i ledarskapsfrågor för vd:ar i både små och stora företag.

– Jag har sett en del bra dokument och en uppsjö av förfärliga dokument. Tricket för att göra bra och användbara styrdokument är att göra dem så korta och enkla att de kan användas i vardagen, säger hon.

Läs även: Övertro på styrdokument.

Pia Gideon gillar inte myten om att styrdokument skulle vara tråkiga och byråkratiska, men håller med om att en hel del tyvärr är precis det. Men i så fall handlar det om att den som upprättade dokumentet inte hade en klar bild av vad innebörden och syftet med dokumentet skulle vara.

– Det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta, som Esaias Tegnér diktade. Har du en vag och svajig uppfattning om företagets strategi, då blir styrdokumenten långa och flummiga. Har du en klar bild av vad du vill göra, då kan du upprätta ett kort och koncist styrdokument, säger hon.

En ledstång i vardagen

Nyckeln för att lyckas med styrdokument är inställningen att de ska göra nytta.

– De ska vara en hjälp i vardagen, en ledstång att hålla dig i när du driver din verksamhet, säger Pia Gideon.

Läs även: Så gör du en strategi.

Hon betonar att syftet med styrdokumentet är att få hjälp med att driva verksamheten effektivt, med hög kvalitet och att jobba etiskt i den kultur som du vill ha.

– Detta är precis vad det handlar om. Beskriv tydligt företagets kultur och hur ni inom företaget driver er strategi. Det är vansinnigt viktigt att bottna i dessa frågor.

Vissa styrdokument måste finnas på plats i ett bolag, till exempel bolagsordningen och arbetsordningen för styrelsen. Sedan är det också bra om det finns ett ägardirektiv.

– Gör du dessa grunddokument stringenta och konsekventa så har du en bra grund för att fortsätta med interna styrdokument, det vill säga dokumenten om hur du ska driva verksamheten och jobba.

Pia Gideon påpekar också vikten av involvera de som jobbar i den dagliga verksamheten när du jobbar fram ett styrdokument. De personerna kan hjälpa till att säkerställa att styrelsedokumentet blir relevant.

– Även om du tar hjälp av konsulter måste du involvera de som jobbar i verksamheten, säger hon.

Undvik detaljstyrning

Ett par problem som Pia Gideon ofta stöter på när det gäller styrdokument är dels att de är alldeles för många, och dels att de är formulerade som detaljerade instruktioner.

– Du måste ta ett övergripande helhetsgrepp. Det är jätteviktigt att inte börja med att gå in i detaljer. Formulera styrdokumentet i nivåer och inte i mängder av instruktioner, säger hon.

Ett annat tips är att inte formulera texten genom negationer, det vill säga ”Du får inte…” och så vidare.

Läs även: 8 svåra frågor om ditt företags strategier.

– Detta är väldigt viktigt. Skriver du i negationer blir styrdokumentet långt och tråkigt. Utgå från att medarbetarna är tänkande personer.

Framförallt, menar Pia Gideon, är det viktigt att inte avfärda inte styrdokument som byråkrati.

– I dagens samhälle när små företag verkar på internationell konkurrensutsatt marknad med kvalitet- och etikmedvetna konsumenter måste även småföretag ha sina styrdokument på plats. Annars är det inte proffsigt, säger hon.

Så lyckas du med dina styrdokument:

1. Se till att vara klar över syftet med dokumentet när du upprättar det. Utgå från frågan, hur driver vi verksamheten på ett bra sätt?

2. Formulera dig kort och tydligt i nivåer med rubriker och underrubriker. Se till att alla dokument hänger ihop och är konsekventa.

3. Ta ett helhetsgrepp – undvik att hamna med en uppsjö av instruktioner.

4. Styrdokumentet ska vara vägledande, inte detaljstyrande.

5. Utgå från den dagliga verksamheten och involvera de som jobbar där.

6. Skriv inte i negationer.

Läs även: Strategi – ofta enda tillfället att stanna upp och reflektera.