nr-logo

Strategisk nytta för varje vd.

Skärm med e-post
Om du behöver ge negativ feedback i mejl kommer medarbetarna att lyssna bättre om de känner att du vill dem väl och att ni är på samma sida. FOTO: Shutterstock

Så ger du konstruktiv återkoppling på distans

Att ge feedback till någon vi träffar eller över telefon är en sak. Att framföra den i mejl är något helt annat. Vi uppfattar nämligen meddelanden mer negativt i mejl. Det gör att om du leder människor på distans behöver du tänka extra på att hitta rätt formuleringar.

Psykologen Daniel Goleman har beskrivit att det finns en naturlig negativ vinkling i mejl som beror på att signaler som röstläge och ansiktsuttryck saknas. Om den som skriver är positiv uppfattas meddelandet neutralt av mottagaren, är den som skriver neutral uppfattas meddelanden som negativt.

Det är mycket mer troligt att medarbetarna lyssnar på dina synpunkter om de känner att du vill dem väl och att ni är på samma sida. Så här gör du.

Börja med uppskattning

När du ska kritisera, var snäll. Börja med att uttrycka uppskattning för något som medarbetaren gjort. Du måste inte slå knut på dig själv utan det kan räcka med att uppmärksamma något enkelt som att du fått snabb återkoppling, eller att synpunkter från medarbetaren är en bra utgångspunkt för diskussioner.

Var specifik

Berätta vad som behöver göras. Var tydlig och konstruktiv i din feedback och fokusera på hur arbetet kan bli bättre. Använd inte kritiska omdömen utan var så specifik du kan om vad som behöver ändras. Ha en ”ja och”-inställning: ”Det här är en jättebra start, om du kan komma ner i tio bilder i presentationen så blir det toppen”.

Undvik att styra

Alla vill känna att de styr sitt arbete själva. Att skriva ”gör det här, gå dit, avsluta det där” får människor att känna sig som robotar. Skriv i stället ”kan du”, ”skulle du vilja”, ”vad tror du om att”.

Sätt upp milstolpar

Den mänskliga hjärnan tycker om känslan av att komma någon vart. Även om ni är långt ifrån klara, sätt upp delmål så att medarbetaren ser att ”om jag gör det här så kommer vi vidare ett steg”.

Använd ordet ”ännu”

Lyssna på skillnaden mellan ”Den här rapporten är inte tillräckligt bra” och ”Den här rapporten är inte tillräckligt bra ännu”. ”Ännu” får oss att fortsätta jobba i stället för att känna att vi misslyckats.

Källa: Harvard business review

Fler nyheter

Produktivt att växla miljö på jobbet

Högskolan i Gävle har genomfört en treårig studie av aktivitetsbaserade kontor. Den visar att prestationen skiljer sig åt inom olika arbetsytor i det aktivitetsbaserade kontoret och att den stiger om man får gå undan till ett tyst rum eller sitta i en tyst zon,

Hur bra är det aktivitetsbaserade kontoret?

I ett examensarbete vid Handelshögskolan vid Karlstads universitet har två studenter undersökt hur aktivitetsbaserade kontor står sig gentemot traditionella cellkontor. Deras slutsats är att ett aktivitetsbaserat kontor ger ett högre värde för de anställda när det gäller sociala aspekter, ledarskap, produktivitet och utformning, men ett sämre värde för hälsa.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Vd-tidningens nyhetsbrev är helt gratis. Anmäl dig här