nr-logo

Strategisk nytta för varje vd.

Skärm med e-post
Om du behöver ge negativ feedback i mejl kommer medarbetarna att lyssna bättre om de känner att du vill dem väl och att ni är på samma sida. FOTO: Shutterstock

Så ger du konstruktiv återkoppling på distans

Att ge feedback till någon vi träffar eller över telefon är en sak. Att framföra den i mejl är något helt annat. Vi uppfattar nämligen meddelanden mer negativt i mejl. Det gör att om du leder människor på distans behöver du tänka extra på att hitta rätt formuleringar.

Psykologen Daniel Goleman har beskrivit att det finns en naturlig negativ vinkling i mejl som beror på att signaler som röstläge och ansiktsuttryck saknas. Om den som skriver är positiv uppfattas meddelandet neutralt av mottagaren, är den som skriver neutral uppfattas meddelanden som negativt.

Det är mycket mer troligt att medarbetarna lyssnar på dina synpunkter om de känner att du vill dem väl och att ni är på samma sida. Så här gör du.

Börja med uppskattning

När du ska kritisera, var snäll. Börja med att uttrycka uppskattning för något som medarbetaren gjort. Du måste inte slå knut på dig själv utan det kan räcka med att uppmärksamma något enkelt som att du fått snabb återkoppling, eller att synpunkter från medarbetaren är en bra utgångspunkt för diskussioner.

Var specifik

Berätta vad som behöver göras. Var tydlig och konstruktiv i din feedback och fokusera på hur arbetet kan bli bättre. Använd inte kritiska omdömen utan var så specifik du kan om vad som behöver ändras. Ha en ”ja och”-inställning: ”Det här är en jättebra start, om du kan komma ner i tio bilder i presentationen så blir det toppen”.

Undvik att styra

Alla vill känna att de styr sitt arbete själva. Att skriva ”gör det här, gå dit, avsluta det där” får människor att känna sig som robotar. Skriv i stället ”kan du”, ”skulle du vilja”, ”vad tror du om att”.

Sätt upp milstolpar

Den mänskliga hjärnan tycker om känslan av att komma någon vart. Även om ni är långt ifrån klara, sätt upp delmål så att medarbetaren ser att ”om jag gör det här så kommer vi vidare ett steg”.

Använd ordet ”ännu”

Lyssna på skillnaden mellan ”Den här rapporten är inte tillräckligt bra” och ”Den här rapporten är inte tillräckligt bra ännu”. ”Ännu” får oss att fortsätta jobba i stället för att känna att vi misslyckats.

Källa: Harvard business review

Fler nyheter

Hur får man det roligare på jobbet?

Den 22 september kommer Ami Hemviken, som utsågs till Årets Talare 2017, ut med med sin debutbok "Le! Det är inte tanken som räknas." Boken handlar om hur man med större medvetenhet och små förändringar av sitt sätt att agera kan få det roligare på jobbet - samtidigt som man bidrar till en mer kreativ och framgångsrik arbetsplats.

Handelns bästa företag korade

Under eventet Retail Awards delade Svensk Handel och branschtidningen Market ut tolv priser. Det nya priset Årets Arbetsgivare gick till Synoptik och utmärkelsen Årets Ledare tilldelades Synsams vd Håkan Lundstedt.

3 tips på fokuserat arbete hemifrån

I en artikel i Harvard Business Review tar time management-coachen Elizabeth Grace Saunders upp frågan om hur man håller sig fokuserad när man arbetar hemifrån. Hon har sett att de personer som är mest fokuserade och effektiva när de arbetar hemifrån är de som kan sätter tydliga gränser så att de kan få jobbet gjort.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Vd-tidningens nyhetsbrev är helt gratis. Anmäl dig här