nr-logo

Strategisk nytta för varje vd.

Skärm med e-post
Om du behöver ge negativ feedback i mejl kommer medarbetarna att lyssna bättre om de känner att du vill dem väl och att ni är på samma sida. FOTO: Shutterstock

Så ger du konstruktiv återkoppling på distans

Att ge feedback till någon vi träffar eller över telefon är en sak. Att framföra den i mejl är något helt annat. Vi uppfattar nämligen meddelanden mer negativt i mejl. Det gör att om du leder människor på distans behöver du tänka extra på att hitta rätt formuleringar.

Psykologen Daniel Goleman har beskrivit att det finns en naturlig negativ vinkling i mejl som beror på att signaler som röstläge och ansiktsuttryck saknas. Om den som skriver är positiv uppfattas meddelandet neutralt av mottagaren, är den som skriver neutral uppfattas meddelanden som negativt.

Det är mycket mer troligt att medarbetarna lyssnar på dina synpunkter om de känner att du vill dem väl och att ni är på samma sida. Så här gör du.

Börja med uppskattning

När du ska kritisera, var snäll. Börja med att uttrycka uppskattning för något som medarbetaren gjort. Du måste inte slå knut på dig själv utan det kan räcka med att uppmärksamma något enkelt som att du fått snabb återkoppling, eller att synpunkter från medarbetaren är en bra utgångspunkt för diskussioner.

Var specifik

Berätta vad som behöver göras. Var tydlig och konstruktiv i din feedback och fokusera på hur arbetet kan bli bättre. Använd inte kritiska omdömen utan var så specifik du kan om vad som behöver ändras. Ha en ”ja och”-inställning: ”Det här är en jättebra start, om du kan komma ner i tio bilder i presentationen så blir det toppen”.

Undvik att styra

Alla vill känna att de styr sitt arbete själva. Att skriva ”gör det här, gå dit, avsluta det där” får människor att känna sig som robotar. Skriv i stället ”kan du”, ”skulle du vilja”, ”vad tror du om att”.

Sätt upp milstolpar

Den mänskliga hjärnan tycker om känslan av att komma någon vart. Även om ni är långt ifrån klara, sätt upp delmål så att medarbetaren ser att ”om jag gör det här så kommer vi vidare ett steg”.

Använd ordet ”ännu”

Lyssna på skillnaden mellan ”Den här rapporten är inte tillräckligt bra” och ”Den här rapporten är inte tillräckligt bra ännu”. ”Ännu” får oss att fortsätta jobba i stället för att känna att vi misslyckats.

Källa: Harvard business review

Fler nyheter

Världens 25 bästa företag

Etta på världsrankingen över de organisationer som lyckats bäst med att vara ett "Great Place to Work" blev tre företag från USA. Etta kom Salesforce, tvåa blev Hilton och trea Mars.

Kunskap viktigt för dagens vd:ar

Hur har vd-rollen förändrats de senaste 45 åren? Detta ämne har två studenter vid Högskolan Skövde gjort en djupdykning i. Deras slutsats är att kunskapsrollen är något som man inte talade om då men som dagens vd:ar lägger stor vikt vid.

Framtidens ledare behöver spelsinne

Predrag Petrovic, hjärnforskare vid Karolinska Institutet, har under många år studerat hur hjärnan fungerar hos toppspelare i fotboll. Han menar att det är liknande egenskaper som man kan finna hos bra ledare inom näringslivet.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Vd-tidningens nyhetsbrev är helt gratis. Anmäl dig här