Så får ni det ni bestämmer på möten att bli gjort

Ni kan vara hur överens som helst under mötet om vad som ska göras, men när mötet är över händer andra saker. Förutsättningar förändras, prioriteringar byter ordning.

På många arbetsplatser är det accepterat att inte göra allt som ni kommit överens om på möten och det kan finnas en tolerans för fantasifulla eller tomma ursäkter till varför uppgifterna inte blev gjorda.

Men att höja graden av genomförda uppgifter kommer både att ge er en rejäl skjuts framåt i det ni ska göra och en stark känsla att ni får saker gjorda – både personligen och som grupp.

Här är sju sätt att nå dit.

1. Vänta inte till nästa möte med att följa upp

Det första du behöver göra är att avsluta mötet med tydliga överenskommelser om vad som ska göras och till vilka datum. En bra fras är ”Gör uppgift X till dag Y, eller hör av dig”.

Lämna det inte öppet att rapportera på nästa möte utan sätt slutdatum som har en funktion i flödet av uppgifter och som ger en känsla av att ni behöver komma framåt. Påminn om att det går att förhandla om slutdatum så att de känns möjliga att uppnå.

2. Kommunicera hinder på vägen

Be medarbetarna att flagga om det finns risk att de inte klarar att leverera i tid. Det här handlar inte i första hand om leveransen utan om kommunikationen. Det är viktigt att odla en kultur att stå för det ni kommit överens om.

3. Skriv ner och följ upp

Skicka ut en sammanfattning av vad ni beslutat inom en timme efter mötet så att frågorna och uppgifterna hålls kvar i medvetandet. Be sedan någon att följa upp vad som görs mellan mötena. Det är inte detaljstyrning utan helt enkelt projektstyrning.

4. Sätt mål

Håll fortlöpande koll på hur många av uppgifterna som genomförs. Sätt ett mål. 60 procent är en genomsnittlig genomförandegrad. Når ni upp i 85 procent kommer det att ge gruppen en stark känsla av att ni genomför det ni ska. Men förvänta dig inte perfektion – det är det övergripande mönstret, trenden, som är spelar roll.

5. Få förståelse för komplexiteten

Låt inte uppföljningen göra dig till en tidskontrollant. Ha medkänsla. Alla människor lever komplexa liv, varav det mesta är okänt för dig. Ofta är du inte den enda som har krav på vad personen ska göra. Genom att intressera dig för alla i gruppen, att småprata och jobba på att få en bild av varje medarbetares arbetsbelastning för tillfället, får du respekt och ökar chansen att få ärliga svar på vad de kan hinna.

6. Ta upp missar, men gör ingen stor grej av dem

När någon missar att leverera, låt det inte gå obemärkt förbi, men se till att vara snäll och försiktig när ni har diskussionen. Tyck inte illa om personen för att han eller hon inte gjorde det ni kommit överens om – det handlar oftare om den kultur ni har än att personen gör något dåligt. Tänk på att du bygger upp en ny norm. Var en förebild för hur du vill att ni agerar och påminn alla om vad du förväntar dig.

7. Ha en dialog

Om inget av det här ger det resultat du vill ha, ta en diskussion med gruppen. Se till att prata öppet och ärligt om att hålla överenskommelser.

Ställ de här frågorna till dig själv och gruppen:

• Är alla arbetsuppgifter viktiga för projektet?
• När vi lovar något, är vi inställda på att göra det som krävs för att leva upp till det vi lovat?
• Är det tydligt vad som behöver göras, vem som ska göra det och till när?
• Är det möjligt att säga nej eller att förhandla när vi ser att det inte är säkert att det går att uppfylla uppgiften i tid?
• Är det ok att någon följer upp hur det går med uppgifterna?
• Har vi ett system för att ha koll på arbetsuppgifterna och om de är utförda?
• Är vi överens om att kommunicera när omständigheterna förändras och äventyrar möjligheten att slutföra det vi tagit på oss?

Källa: Harvard Business Review