nr-logo

Strategisk nytta för varje vd.

Det här är en annons från Azets

Lönar det sig att outsourca ekonomiavdelningen?

Outsourcing

Allt fler ekonomichefer överväger att lägga ut hela eller delar av ekonomiarbetet och lönehanteringen. Funderingarna och frågorna kring outsourcing brukar vara många, inte minst vad gäller kostnaderna. Anders Fryxell, VD på Azets, som levererar outsourcingtjänster inom ekonomi och lön, svarar här på fem frågor gällande outsourcing av ekonomiarbetet.  

Anders Fryxell, VD på Azets.

1. Är det inte mycket dyrare att outsourca än att anställa?

Först och främst är det viktigt att ha en korrekt bild av vad en anställd kostar och vad det är för leverans som förväntas. Sannolikt är kostnader för lön, sociala avgifter, semester och pension ungefär samma för en konsult hos leverantören som för en anställd hos kunden. I olika undersökningar sägs det ofta att en heltidsanställd använder ungefär 60 procent av arbetstiden på sin kärnuppgift. Resten försvinner på annat arbete som exempelvis kompetensutveckling eller frånvaro. När man lägger ut arbetet till en extern leverantör betalar man bara för tjänsten eller funktionen som ska utföras.

Man får inte heller glömma övriga kostnader som kommer med att ha anställd personal. Som till exempel personalvård, försäkringar, rekrytering, kostnader för extraresurser vid frånvaro eller kostnader i samband med fel på grund av bristande processer eller kompetens. För att göra en korrekt jämförelse behöver man beräkna dessa kostnader för en intern avdelning innan det jämförs med en outsourcad lösning. I de flesta fall visar sådana jämförelser att en outsourcad ekonomi- och lönefunktion är ett kostnadseffektivt val.

2. Vilka kostnader kan sänkas genom att outsourca ekonomi- och lönefunktionen?

Den vanligaste kostnadsbesparingen man tänker på när det gäller outsourcing är naturligtvis personalkostnaden, som oftast är den största kostnaden i ett företag. Utöver den ordinarie personalkostnaden med pension, försäkringar och sjukfrånvaro kan man också lägga kostnader för handledning, ledarskap och inte minst att bibehålla och höja kompetensnivån.

It-kostnader som underhåll och drift av system, uppdatering enligt gällande lagar och regler, licens- och serverkostnader eller kostnader för it-personal är ofta möjliga att sänka beroende på vilka delar man väljer att lägga ut.

Alla som någon gång varit personalansvarig känner till utmaningarna med en rörlig personalgrupp och vad det kostar i både tid och pengar att rekrytera och introducera nya medarbetare. Ännu dyrare blir det i de fall det sker en felrekrytering. Genom att outsourca slipper man som kund både att lägga tid och pengar på rekryteringar.

Det finns också vissa kostnader som inte syns direkt i resultaträkningen. Många ekonomichefer upplever att de aldrig eller sällan hinner lyfta blicken och jobba proaktivt i sitt företag. De hamnar ofta i operativt arbete istället för att kunna ägna sig åt de företagsstrategiska frågor som egentligen borde stå överst på agendan. Outsourcing av ekonomi- och lönefunktionen är ett mycket effektivt sätt att frigöra tid till det proaktiva och strategiska arbetet.

3. Hur kan outsourcingleverantören kostnadseffektivisera arbetet inom ekonomi och lön?

En outsourcingleverantör som levererar lön- och ekonomitjänster till flera kunder bygger upp skalfördelar och erhåller stor kunskap om de inblandade processerna. Eftersom samma lösningar och tjänster servar flera företag kan leverantören göra större investeringar i it och processer och kan underhålla en större organisation med specialister på olika områden och offshore-organisationer.

Genom dessa erfarenheter bygger leverantören en fördjupad kunskap om hur man bäst bedriver en ekonomi- och lönefunktion. Det kan gälla hur man organiserar den, hur man leder funktionen, rekrytering av personal, vilka it-system som bäst lämpar sig, hur man genomför förändringar, hur man tar tillvara på erfarenheter och hur man bäst följer upp verksamheten.

4. Hur vet man vad det kommer kosta i slutändan?

Kostnaden i ett vanligt outsourcinguppdrag är oftast en kombination av ett antal fasta priser som är relativt väldefinierade, vissa volymbaserade priser samt ett antal tjänster som utförs per timme.

Tidsåtgången kan vara svår att bedöma innan man börjat arbeta tillsammans. Men som kund bör man ändå kunna få en kalkyl av leverantören och en uppskattning av den förväntade kostnadsutvecklingen av hela outsourcingen. Det är också bra att tänka igenom hur arbetsuppgifterna ska delas upp mellan kund och leverantör för att kunna bedöma hur mycket tid som ligger kvar i företaget.

Generellt kan man räkna med att det kostar mer i början av ett uppdrag, därefter bör det komma till ett normalläge där rutiner och samarbete löper på.

5. Hur vet man när investeringen har återbetalat sig?

Med allt snabbare förändringar på marknaden är kraven stora på företagets ekonomi- och löneavdelning att arbeta effektivt och det är lätt att bara tänka på de direkta kostnadsbesparingarna. Den första frågan som bör ställas innan återbetalningen av outsourcinginvesteringen mäts är varför man valde att outsourca. Handlade det om att öka kompetensen och expertkunskapen? Hade man problem med sjukskrivningar, bemanning och ville minska sårbarheten? Var huvudorsaken effektivisering, innovation, modernare system? Eller kanske mer tid över för ekonomichefen att ägna sig åt verksamheten och utveckla den – vilket är en mycket vanlig orsak till outsourcing idag.

Utifrån företagets viktigaste kriterier, sätter man ett nuläge och ett önskat mål och listar de områden som borde “återbetala” sig genom outsourcingen. Några delar kommer att vara återinvesterade redan under det första året, medan andra kanske tar längre tid.

Läs mer om outsourcing av ekonomi- och lönefunktionen

Nyheter

Är du en skrämmande vd?

Krönika

Som vd kan du vara skrämmande. Dina ord och dina handlingar skapar oproportionerligt starka reaktioner bland dina kollegor. Ditt missnöje, din kritik och ditt kontrollerande skapar rädslor som triggar omedvetna och uråldriga instinkter hos dina medarbetare som leder till lägre engagemang. Hjärnforskning ger väl underbyggda vetenskapliga förklaringar till varför medarbetares engagemang för sitt jobb dämpas […]

Viktig med strategier för att minska stressen

Studenterna Magdalena Beijner och Johan Wahldén vid Högskolan i Kristianstad har i ett examensarbete studerat hur tidspressen hanteras inom revisionsbranschen. Deras slutsats är revisorer och revisorsassistenter använder strategier som både tar itu med känslorna som kan uppstå av stress och som går direkt till källan till stressen.