Mgruppens vd: Tjäna på att ta tag i konflikterna

Olika åsikter som människor inte klarar att hantera. Så definierar Annica Söderberg konflikter. Och risken är att de växer till surdegar.

– Lite konflikter måste finnas. Det driver företag framåt, men de måste hanteras. Jag har stött på kollegor som är jätteduktiga, men det spelar ingen roll om de inte får folk med sig.

Många typer av konflikter

Annica Söderberg är vd för Mgruppen, eller Svenska Managementgruppen, som arbetar med ledarutbildning, men konflikter är något hon faktiskt varit intresserad av hela livet.

Hon har stött på många typer av samarbetsproblem, personer som bytt tjänst inom företaget men fortsätter att lägga sig i det tidigare arbetet eller medlemmar i ledningsgrupper som konkurrerar med vd.

I de fallen gäller det att agera, menar Annica Söderberg. Oftast genom samtal med de inblandade. Men, som i fallet med ledningsgruppsmedlemmen, behövs i stället en uppstyrning av personens uppdrag, mål och inriktning.

Tissel och tassel

En annan vanlig företeelse är när grupper på företaget går undan för sig själva och tisslar och tasslar. Det är ett tecken på att allt inte står rätt till.

– Lite korridorsnack är bara bra, men när det blir ”vi och de” så får det stor effekt på produktiviteten. Om varje person i ett företag snackar skit en timme om dagen, och det är inte ovanligt, så blir det en stor kostnad.

Använd tekniker

Det finns många tekniker för att lösa konflikter. En är att prata i ”jag-budskap”, att utgå från vad man själv känner, inte hur man tycker att den andra agerar. En liknande förklaringsmodell som Annica Söderberg själv använt när hon drogs in i en konflikt är ”giraff- och vargspråk”, en metafor för att vargar hugger medan giraffer ser tillvaron ovanifrån, försöker förstå och talar om sina känslor.

– I det fallet var den andra personen som en varg och sa ”Annica Söderberg, kom inte här och tro…”, medan jag tog till giraffspråket och sa ”Jag upplever…”. Det gav en sådan styrka och fungerade. Vi älskade aldrig varann, men vi lärde oss att jobba ihop.

Allt går inte att lösa

Men alla konflikter går inte att lösa. I ett företag fanns en långvarig konflikt mellan sälj- och serviceavdelningarna. Bonusen var kopplad till resultatet och när det kom en faktura där båda avdelningarna var inblandade blev det alltid bråk.

– Vi tog tag i konflikten men det blev aldrig riktigt bra. Dessutom var ju bonussystemet med och skapade problemen. Så den ena avdelningschefen slutade på företaget. Då får man gilla läget. Men tack vare samtalen slutade han utan ”hard feelings”.

Annica Söderbergs råd:
Förebygg konflikter och bolla tillbaka

Välkomna olikheter. Ett sätt att förebygga konflikter är att skapa ett klimat där det är ok att tycka olika och där det respekteras.

Lär känna varandra. Det ökar förståelsen. Gör till exempel personlighetstest, som Myer Briggs. Reflektera över vad som är viktigt för var och en, hur man är och tala om det i grupp.

Bygg tillit. Visa att du som vd bryr dig, att du ärligt vill veta hur det går för var och en.

Våga fråga. När du märker att människor tisslar i grupper, fråga vad som händer. Ducka inte. Utforska och var inte dömande.

Förstå först. Sätt en kultur att försöka förstå den andra innan du själv försöker bli förstådd.

Ha spelregler. Sätt upp regler som att till exempel lyssna klart på andra. Det gör det lättare att prata om det om någon bryter mot regeln.

Ha tydlighet i organisationen. Oklara roller och ansvar, när till exempel flera personer tror att de har ansvar för en uppgift, är en grogrund för konflikter. Tydliggör alla roller och ansvar.

Bolla tillbaka. Ta inte automatiskt på dig att lösa alla konflikter. När medarbetare kommer och beklagar sig, uppmana dem att försöka lösa konflikten med dem den berör först.

Agera. Om konflikterna inte löser sig: Ta tag i dem genom samtal.

Kundkonflikter. Konflikter kan också dyka upp gentemot externa parter. Hantera också dem genom samtal. Gör det på ett sätt som inte upplevs som obehagligt, utan berätta vad ni upplever och red ut oklarheter.

Om en konflikt måste hanteras

1. Kontrollera att båda vill att konflikten ska lösas. Det är en förutsättning för att få en lösning, säger Annica Söderberg.

2. Sätt er ner och prata. Hur uppfattar var och en situationen? Vad är kärnan? Använd tekniker som jag-budskap, ”Det här känner jag när du gör så där” och att den ena parten får återberätta vad den andra sagt – ”Du upplever alltså situationen så här…”.

3. Vilka behov har var och en? Kanske vill den ena ha mycket information och tydlighet som den andra inte tycker är viktigt.

4. Sätt upp en målbild, om allt skulle fungera jättebra, hur skulle det se ut då?

5. Försök hitta en väg mot målet. Kanske ska ni ha återkommande möten, kanske ska de inblandade göra någon rolig aktivitet tillsammans.