Ledningsgrupper behöver också struktur

För 1,5 år sedan fick vi på SIS besök av två erfarna ledarskapskonsulter som kände ett stort behov av att hjälpa ledningsgrupper att arbeta mer effektivt och strukturerat. De upplevde att ledningsgrupper ofta är duktiga på att se över verksamhetens olika processer, men att den egna processen – ledningsgruppsprocessen – inte ägnas mycket tid.

Ledningsgruppen i en välfungerande organisation är det ställe i verksamheten där styrning och inriktning avgörs. Det är där de strategiska och taktiskt viktiga besluten för verksamheten fattas. Men medan organisationen ofta investerar pengar och lägger ner mycket möda på att skapa kvalitativa och hållbara verksamhetsprocesser överlag, blir ofta ledningsgruppsprocessen helt negligerad. Det är vanligt att man effektiviserar och förbättrar sina produktions- och säljprocesser, använder sig av Lean, ISO 9001 och flera andra kvalitetsverktyg, men när det kommer till ledningsgruppens egna arbete saknas helt övergripande struktur, analys- och förbättringsarbete.

Inte oväntat visar erfarenhet och studier att ledningsgrupper är förvånande ineffektiva. En stor del av ledningsgruppens strategiska beslut kommer aldrig ut som handlingsplaner eller blir genomförda, ostrukturerade ledningsgruppsmöten med segdragna beslut tar mycket tid och dränerar deltagarna på kraft och de operativa frågorna (”bråttomfrågor”) tar för mycket utrymme på bekostnad av de strategiska frågorna. Arbetet saknar helt enkelt god styrning och följden blir att ledningsgruppen vare sig prioriterar rätt eller arbetar effektivt.

Varför blir det så? Ofta består ju ledningsgruppen av många kompetenta och specialiserade personer. Kan det vara så att de inte behärskar kvalitets- och processledning? Eller får inte de(n) som kan kvalitets- och processledning möjlighet att leda arbetet?

För ledningsgruppsarbetet bör verkligen ses som en process med betydligt mer än en serie möten. Ett effektivt ledningsgruppsarbete kräver att syfte och målsättning för verkamhetens helhet är klarlagd. Det krävs också en tydlig och gemensam tolkning av ledningsgruppens uppdrag, roll och huvudsakliga arbetsuppgifter. Vidare behöver ledningsgruppen identifiera och komma överens om vilka sakfrågor som ska behandlas samt hur dessa frågor ska hanteras (hur ser t.ex. beslutsprocessen ut och hur väl kommuniceras beslut inom organisationen). Med mera – listan är lång.

Vi på Sis beslöt att göra ett helt nytt svenskt dokument – en s.k. Workshop agreement (WA) –, bjuda in en grupp professionella med stor ledningsgruppserfarenhet och arbeta fram ett dokument snabbare än en standard. Dokumentet, SIS-WA 1 Kvalitetsledning – Processen för effektivt ledningsgruppsarbete, har nu varit ute på remiss och kommer att publiceras någon gång i augusti. Den är en vägledning som visar på ”best practice” för att stödja, förenkla och förbättra ledningsgruppsarbetet (ingen kravstandard för certifiering med andra ord).

Helt säkert är att många organisationer har en stor förbättringspotential gällande sitt ledningsgruppsarbete. Om ledningsgruppsarbetet ses som en process som behöver en processledare för att driva arbetet framåt (varför inte organisationens kvalitetsansvarige som sällan får delta i ledningsgruppen?) får man ett mer strukturerat, effektivare och analytiskt arbete som kommer att påverka hela verksamheten positivt.

Nyfiken? Skicka ett mejl till mig (tina.bohlin@sis.se) så meddelar jag dig när dokumentet är publicerat.