Behöver du verkligen ha ett möte?
Ledarskap ”Vi bokar in ett möte.” Det blir ofta en universallösning vad vi än behöver göra. Men är det verkligen ett möte du behöver? Här är fyra frågor att ställa dig själv för att inte boka möten i onödan.
1. Har jag tänkt igenom situationen?
När du inte vet hur du ska angripa en uppgift är det frestande att kalla till ett möte för att det då känns som att du gör något. Om du vill ha ett möte för att strukturera upp projektet är det ok. Annars: Spara dina kollegors tid och sätt dig på egen hand och planera.
2. Behöver jag andras åsikter?
Om du vet vad du ska göra, gör bara jobbet, kalla inte till ett möte. Men om du gjort allt du kan göra nu och behöver få svar från andra eller stämma av innan du kan gå vidare är det helt ok att fortsätta till kontrollfråga 3 för att se om du ska kalla till möte.
3. Behövs det samtal i realtid?
Du behöver svar, men får du dem bäst i ett möte? Kanske räcker det med ett mejl. Speciellt om du vill ha feedback på skrivna dokument kan det vara bättre att alla svarar var och en för sig i stället för att du ska sitta och se på när de läser dokumenten på ett möte.
4. Behöver ni ses fysiskt?
Om ni inte sitter på samma plats, kan ni i stället för att ses ha mötet via chatt, telefon eller videosamtal? Då slipper ni restid och om någon blir försenad går det att göra andra saker under tiden.
Om svaren är ja, ja, ja och ja på de fyra frågorna: boka ett genomtänkt och effektivt möte, där alla vet syftet och får materialet. Så får ni tid över för att faktiskt göra själva jobbet.
